1. Voor een niet-gekoppelde klant

Het verwerken van de saldi voor verlof is een onderdeel van het overgaan naar het nieuwe jaar. Roosterplanning kent hiervoor de procedure Beheer > Site instellen > Jaarwisseling. Je wordt hier stap voor stap begeleid in de procedure. Als je een actie moet uitvoeren wordt een link naar de betreffende pagina getoond. Als je een stap hebt uitgevoerd, kun je deze bevestigen en komt de volgende stap beschikbaar.

Stap 1: Onderhoud verlofregelingen

Volg de stappen in de Verlofinstellingen wizard voor het tonen en prioriteren van de verlofregelingen.

Stap 2: Upload verlofrecht verlofregeling

In deze tweede stap van de jaarwisseling wordt er van je verwacht dat je van alle verlofregelingen en voor alle medewerkers de basis verlofrechten voor het nieuwe jaar importeert. 

Stap 3: Upload verlofcorrecties verlofregelingen

In deze derde stap van de jaarwisseling kun je voor bepaalde medewerkers nog correcties op de beginstanden van de verlofregelingen doorvoeren voor dienstverbanden (bijvoorbeeld in verband met het kopen of verkopen van verlof). 

Stap 4: Urenverantwoordingen accorderen

Tijdens de jaarwisseling worden voor de plusminuren en alle verlofregelingen de eindstanden bepaald. Het wordt daarom aangeraden dat alle urenverantwoordingen voor het af te sluiten jaar geaccordeerd zijn. Je krijgt een indicatie hoeveel werknemers de urenverantwoording nog niet hebben geaccordeerd.

De jaarwisseling kan ook plaatsvinden als urenverantwoordingen niet geaccordeerd zijn. Ben je er wel van bewust dat alle wijzigingen die in het oude jaar na de jaarwisseling plaatsvinden geen invloed hebben op de beginstanden van het nieuwe jaar. 

Stap 5: Tonen configuratie

Je krijgt een overzicht van je actuele configuratie voor de uitvoering van de jaarwisseling. Als hier wijzigingen nodig zijn, neem dan contact op met de Support Desk van C-quential.

Bij Verlof staat aangegeven wat de instelling is om 'rechten vorig jaar' en 'rechten dit jaar' te scheiden. Deze kan AAN of UIT staan. De instelling geeft aan of bij de jaarwisseling op de verlofkaarten het tegoed van vorig jaar en de rechten voor dit jaar gescheiden weergeven moeten worden of niet.

Per instelling zijn vervolgens verschillende varianten mogelijk. Deze zijn in onderstaand schema weergegeven.

Stap 6: Uitvoeren jaarwisseling

Je bent klaar met de voorbereidingen en kunt de jaarwisseling nu uitvoeren.

Let op:

• Het uitvoeren van de jaarwisseling kan langer dan 10 minuten duren.

• De jaarwisseling wordt uitgevoerd voor je hele Roosterplanning omgeving. Bij meerdere organisaties binnen Roosterplanning wordt deze voor alle organisaties uitgevoerd.

2. Voor een gekoppelde klant

Het verwerken van de saldi voor verlof is een onderdeel van het overgaan naar het nieuwe jaar. Roosterplanning kent hiervoor de procedure Beheer > Site instellen > Jaarwisseling. Je wordt hier stap voor stap begeleid in de procedure. Als je een actie moet uitvoeren wordt een link naar de betreffende pagina getoond. Als je een stap hebt uitgevoerd, kun je deze bevestigen en komt de volgende stap beschikbaar.

 Voordat je met de Jaarwisseling in Roosterplanning start, dien je ervoor te zorgen dat:

• EERST alle verlofopnames in Roosterplanning voor het volledige af te sluiten jaar bekend zijn in het HR-systeem;

• VERVOLGENS de eindejaarsverwerking in het HR-systeem is uitgevoerd en de verlofrechten voor het nieuwe jaar in het HR-systeem zijn toegekend. Je doet dus eerst de eindejaarsverwerking in het HR-systeem, daarna de jaarwisseling in Roosterplanning.

Stap 1: Nieuwe verlofregelingen

Nieuwe verlofregelingen komen automatisch via de koppeling mee naar Roosterplanning (door het proces eindejaarsverwerking verlof/toekennen verlofrechten in het HR-systeem).

Zie de Verlofinstellingen wizard voor het controleren of er nieuwe verlofregelingen zijn en of deze doorkomen.

Stap 2: Verlofregeling conversie

Zie de Verlofinstellingen wizard voor het mappen van de nieuwe verlofregelingen naar de juiste urenkaarten.

Stap 3: Verlofregeling prioriteiten

Zie de Verlofinstellingen wizard voor het prioriteren van de verlofregelingen.

Stap 4: Jaarrechtenberekening HR-systeem

Binnen het HR-systeem dien je de jaarrechten verlof te hebben berekend. Dit is een essentiële voorwaarde waaraan moet zijn voldaan voordat je de jaarwisseling in Roosterplanning uitvoert. Deze stap dient ter controle of deze berekening daadwerkelijk is uitgevoerd en is doorgekomen in Roosterplanning via de koppeling.

Stap 5: Urenverantwoordingen accorderen

Tijdens de jaarwisseling worden voor de plusminuren de eindstanden bepaald. Het wordt daarom aangeraden dat alle urenverantwoordingen voor het af te sluiten jaar geaccordeerd zijn. Je krijgt een indicatie hoeveel werknemers de urenverantwoording nog niet hebben geaccordeerd.

De jaarwisseling kan ook plaatsvinden als urenverantwoordingen niet geaccordeerd zijn. Ben je er wel van bewust dat alle wijzigingen in de plusminuren die in het oude jaar na de jaarwisseling plaatsvinden geen invloed hebben op de beginstanden van het nieuwe jaar.

(Het al dan niet accorderen van de urenverantwoordingen heeft geen invloed op de verlofstanden omdat het HR-systeem leading is bij gekoppelde klanten.)

Stap 6: Tonen configuratie

Je krijgt een overzicht van je actuele configuratie voor de uitvoering van de jaarwisseling. Als hier wijzigingen nodig zijn, neem dan contact op met de Service Desk van C-quential.

Bij Verlof staat aangegeven wat de instelling is om 'rechten vorig jaar' en 'rechten dit jaar' te scheiden. Deze kan AAN of UIT staan. De instelling geeft aan of bij de jaarwisseling op de verlofkaarten het tegoed van vorig jaar en de rechten voor dit jaar gescheiden weergeven moeten worden of niet.

 Per instelling zijn vervolgens verschillende varianten mogelijk. Deze zijn in onderstaand schema weergegeven. 

Stap 7: Uitvoeren jaarwisseling

Je bent klaar met de voorbereidingen en kunt de jaarwisseling nu uitvoeren.

Let op:

• Het uitvoeren van de jaarwisseling kan langer dan 10 minuten duren.

• De jaarwisseling wordt uitgevoerd voor je hele Roosterplanning omgeving. Bij meerdere organisaties binnen Roosterplanning wordt deze voor alle organisaties uitgevoerd.