Planbord zicht

Open

Hoe is het scherm opgebouwd?

• Kies rooster

  • Gemakkelijk zoeken op naam rooster of deel van naam rooster.

• Kies vanaf datum

  • Wanneer je het Planbord voor de eerste keer opent, start het Planbord vanaf de te bewerken/te stempelen periode. Door het selectie veld aan te klikken kun je de datum aanpassen. In het uitklapte datum scherm is aan de kleurcode boven de data te zien in welke fase het rooster zich bevindt. Zie Fasen onderscheid voor de betekenis van de verschillende kleuren.

• Getoonde dagen

  • Kies het aantal zichtbare dagen in het Planbord.

  • Je kunt afwijken door Anders te kiezen en bijvoorbeeld 8 dagen instellen om over het weekend heen te kijken (deze instelling houdt het Planbord vast).

• Weergave opties

  • Thema- en kleurinstellingen

    • Voor het thema kun je ‘donker’, ‘licht’, of ‘Apparaatstandaard’ instellen. De apparaatstandaard volgt het thema dat is ingesteld voor het systeem, of indien dit is ingesteld, het thema van de browser.

  • Toon alleen de negatieve paraatheid

    • Hierbij worden de diensten getoond die niet ingepland zijn.

  • Toon medewerkers functies

    • Toont de toegekende functies per medewerker.

  • Toon medewerkeropmerkingen

    • Toont de opmerking bij de medewerker. Deze opmerking is niet zichtbaar voor een medewerker.

  • Toon startdatum stempelfase

    • Toont de startdatum van de stempelfase per medewerker.

  • Toon startdatum stempelfase

    • Toont een kolom naast de medewerkers. Hierin wordt getoond per welke datum de medewerker in de stempelfase staat.

  • Compacte weergave

    • In de compacte weergave worden zoveel mogelijk dagen en medewerkers van het rooster op het scherm weergegeven. De opmerkingen worden niet getoond. Ook worden de kolommen smaller gemaakt.

  • Cel tooltip verbergen

    • Hiermee wordt de getoonde informatie van de dienst (diensttijden en wensen informatie) bij het aanwijzen van een dienst, niet meer getoond.

  • Sorteer paraatheid op

    • Sorteert de getoonde parate diensten op basis van alfabet of op basis van begintijd van diensten.

• Rooster opties

  • Afhankelijk van de fase van het rooster, zijn de onderstaande opties zichtbaar:

    • Medewerkers op rooster in bewerking zetten t/m [datum] (Stempel fase)

      • De datum wordt bepaald tot daar waar het rooster zichtbaar is.

    • Rooster voorstellen t/m [datum] (In ontwikkeling fase)

      • Met deze functie kun je het rooster ter publicatie voorstellen.

      • Beschikbaar in de fase in ontwikkeling. De datum wordt bepaald tot daar waar het rooster zichtbaar is.

    • Niet gepubliceerd rooster tonen t/m [datum] (In ontwikkeling fase)

      • Met deze functie kun je een rooster tonen voordat dit gepubliceerd is. De medewerkers zien het rooster wel, maar met bovenin de melding ‘Dit rooster is nog (deels) in ontwikkeling. Na [datum] kunnen er dus geen rechten aan ontleend worden’.

      • De roosteraar ziet dat dit is gebeurd en kan de wijziging ongedaan maken via de roosteroptie 'Niet gepubliceerd rooster tonen ongedaan maken’.

      • De datum wordt bepaald tot daar waar het rooster zichtbaar is.

    • Wensinvoer sluiten t/m [datum]' (In ontwikkeling fase)

      • De datum wordt bepaald tot daar waar het rooster getoond wordt.

    • Voeg roostertitel toe (Alle fases)

      • Met deze functie kun je roostertitels aan het rooster toevoegen. De toegevoegde roostertitel komt aan de onderkant van het rooster erbij en kun je verslepen met een ingedrukte linkermuisknop.

      • Een reeds bestaande roostertitel is aanpasbaar door hier met de linkermuisknop op te klikken, te wijzigen en op te slaan.

    • Alle open diensten publiceren [datum] t/m [datum] (Alle fases)

      • Met deze functie kun je alle open diensten voor maximaal 3 weken in één keer publiceren. Na publicatie van het rooster, zijn de diensten zichtbaar voor de medewerkers.

    • Open diensten publicatiehistorie

      • Toont de publicatiehistorie.

• Plusmin uren vanaf

  • Actuele stand

    • Is restant vorig jaar plus mutaties lopend jaar.

  • Tel vanaf een datum (blanco veld met datum selectie). Dit veld is pas beschikbaar wanneer het schuifje uitgezet wordt.

    • Telling begint met saldo 0 uren vanaf die datum.

• Diensten tellen vanaf

  • Hiermee kunnen eigen tellingen worden toegevoegd aan het Planbord met het recht Rooster Administrator in het menu Beheer > Site instellen > Dienstentellingen Planbord configureren.

• Getoonde tellingen (tonen of niet)

  • Wel of niet tonen van alle beschikbare urenkaarten.

    • Plusminuren

    • Plusminuren (einde jaar)

    • Verlofkaart (dit kunnen meerdere kaarten zijn indien dit door de organisatie zo is ingericht)

    • Verlofkaart (einde jaar)

    • Diensttellingen (mits deze door de organisatie zijn ingericht)

  • Alle uren tellen automatisch tot en met de laatste dag in zicht wanneer het rooster in de fase ‘In ontwikkeling’ staat.

• Toon Legenda

  • Toont de Faselegenda, Daglegenda en Dienstenlegenda

• Opmerking boven het rooster

  • Klik op het potlood icoon links bovenin bij ‘Nieuwe opmerking’ om een opmerking boven het rooster te plaatsen. Je kunt zelf de publicatieperiode voor de opmerking bepalen met het instellen van de datumvelden. Ook is het mogelijk om meerdere opmerkingen tegelijkertijd te plaatsen.

  • De opmerking is direct zichtbaar in het planbord en in de Dienstlijst voor de medewerkers.

• Incidentele paraatheid instellen

  • Klik op het bewerk icoon onderaan de paraatheid van de dag.

  • Vul voor de specifieke dag in hoeveel extra diensten er ingezet moet worden.

• Dienstlijst verschuiven

  • De dienstlijst kan op het scherm naar boven en beneden worden verschoven. Ga met je muis naar de bovenkant en sleep de dienstlijst naar de gewenste plaats.

• Dienstlijst vergroten

  • Om de hoogte van de dienstlijst te vergroten kun je de menubalk inklappen. Gebruik hiervoor het driehoek icoon rechts bovenin.

• Wie werkt in hetzelfde rooster

  • Er wordt rechtsboven middels initialen aangegeven wie er momenteel werkt in het geopende rooster of wie het rooster recentelijk heeft geopend.

• Volgorde medewerkers

  • De medewerkers kunnen worden verplaatst door met de muis op de naam van de medewerker te staan, linkermuisknop inhouden en verslepen naar de gewenste positie. Houd bij het verslepen het plusteken in de gaten. Dit teken geeft aan waar je de medewerker kunt plaatsen door de linkermuisknop los te laten.

• Gegevens medewerker

  • Door op de naam van de medewerker te klikken opent een scherm met gegevens over de medewerker, zoals het personeelsnummer, het aantal contracturen en verlofaanvragen.

Fasen onderscheid

Open

Elke fase wordt gescheiden door een dubbele verticale lijn:

• Groen (Actief rooster: rooster is gepubliceerd) - minste opties onder ‘Rooster opties’

  • Hier bevinden zich de diensten die gepubliceerd zijn. De diensten kunnen worden aangepast. Eenmaal gepubliceerd is gepubliceerd, deze fase is niet terug te draaien.

• Groen/Oranje gearceerd (In ontwikkeling: rooster is voorgesteld)

  • Tussen de twee dubbele verticale lijnen bevinden zich de diensten die voorgesteld zijn. De diensten zijn niet aan te passen, het rooster is niet zichtbaar voor de medewerkers, deze fase is nog ongedaan te maken door te kiezen voor ‘Voorgesteld rooster afwijzen vanaf [weekdag] [datum]’ onder Rooster opties.

• Oranje (In ontwikkeling: rooster is in bewerking)

  • Tussen de twee dubbele verticale lijnen kun je diensten bewerken en wijzigen.

• Oranje (In ontwikkeling: rooster is in stempelfase) - meeste opties onder ‘Rooster opties’

  • De kleur op de achtergrond van de dag, bepaalt of je kunt stempelen, zie Daglegenda, kleuren Stempel.

  • Let op: een stempel kent geen toestanden en de dienst is niet te specificeren.

Te stempelen

Open

Persoonlijk stempel per medewerker

• Je kunt een persoonlijk stempel per medewerker maken.

• Bijvoorbeeld handig bij kantoorpersoneel. Je hebt een groep medewerkers die elke week dezelfde dagen werken en één medewerker die om de week op vrijdag vrij is. Nu kun je alle medewerkers een stempel van een week geven en alleen die ene medewerker een stempel van twee weken.

Hoe maak ik een stempel?

• Ga rechts van de dubbele verticale lijn staan en klik op de  rechtermuisknop

  • Kies Nieuwe stempel met deze datum als ingangsdatum.

  • Kies hoeveel dagen breed de stempel moet zijn en klik op ‘Maak stempel’ om het stempel te maken.

    • Aan het einde van het stempel zie je een dubbele groene verticale lijn.

    • Het stempel kun je vullen met diensten.

    • Je kunt ook diensten vanuit de paraatheid naar het stempel slepen.

  • Je ziet meteen dat het stempel zich herhaalt. Dit gebeurt tot in het oneindige.

  • Bij wijziging van het werkpatroon van de medewerker kun je een nieuw stempel per een datum maken. Per begindatum nieuw stempel kun je de stempel verwijderen en daarna een nieuw stempel maken. Of, je kunt per begindatum nieuw stempel gelijk een nieuw stempel maken. De oude stempel wordt automatisch beëindigd.

  • In deze fase kun je ook wensen invoeren.

• Let op wanneer medewerkers verlof hebben aangevraagd voor de periode die je nu aan het stempelen bent. De aanvragen die in behandeling zijn genomen staan in het menu van Roosterplanning onder Open vrije tijd aanvragen. Accordeer nu eerst deze aanvragen. Als je het rooster in bewerking zet (volgende stap) worden de diensten uit het stempel automatisch op verlof gezet.

• Medewerkers op rooster in bewerking zetten t/m deze [datum] (via Rooster opties)

  • Hiermee zet je de stempel om in diensten.

  • Deze omzetting kan voor Iedereen worden gedaan, per groep (roostertitels) of per individu.

• Terugzetten naar stempelfase: indien de medewerkers in bewerking zijn gezet maar blijkt dat bij iemand het stempel toch niet klopt, omdat deze medewerker bijvoorbeeld regelmatig inspringt op een ander rooster, dan kun je deze ene medewerker terugzetten naar de stempelfase.

  • Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het veld waar de dienstcode instaat in de week vanaf waar het teruggedraaid moet worden. Kies hier de optie ‘Alle diensten vanaf deze dag verwijderen’ en vervolgens de optie ‘Terug naar stempelfase vanaf [weekdag] [datum]’ door op de schuifbalk te klikken. Klik vervolgens op ‘Ja, alleen voor [naam]’. Hierna kan het stempel van de medewerker aangepast worden en ook uitgeleend worden aan een ander rooster, zie hiervoor In- en uitlenen van medewerkers

Wat moet je doen als je een roulerend stempel gebruikt?

• Bij een roulerend stempel van bijvoorbeeld drie weken plan je de eerste periode van de medewerker volledig in. Bij de tweede medewerker kopieer je week 2 t/m week 1 en plak je deze bij week één van de tweede medewerker.

• Bij de derde medewerker herhaal je de stappen zoals hierboven met dien verstande dat je bij medewerker twee vanaf week 3 t/m week 2 het patroon kopieert. Dit plak je dan in week één van medewerker drie.

In ontwikkeling

Open

Navigeren, kopiëren, plakken en bewerken

• Pijltjestoetsen: navigeer door het rooster.

• Houd de ‘Ctrl' toets (voor de Mac is dit de 'cmd ⌘’ toets) ingedrukt voor een overzicht van de sneltoetsen.

• Altijd de dienst als eerste aanklikken met de linkermuisknop en vervolgens de toets combinatie zoals hieronder. Let op: de inrichting van Roosterplanning bepaalt de hoeveelheid sneltoetsen

  • Ctrl + C = kopieer een dienst

  • Ctrl + V = plak een dienst

  • Ctrl + X = knip een dienst

  • Ctrl + B = bewerk een dienst

  • Ctrl + D = dienst toevoegen

  • Ctrl + M = zet dienst op toestand normaal

  • Ctrl + L = zet dienst op toestand verlof

  • Ctrl + Z = zet dienst op toestand ziek

  • Ctrl + I = zet dienst op toestand inwerk

  • Ctrl + A = zet dienst op toestand bijzonder verlof

Drag and drop (twee mogelijkheden)

• Er zijn twee mogelijkheden om te “slepen” met diensten:

  • Vanuit de paraatheid

  • Van medewerker naar medewerker

Kopiëren van diensten

• Altijd de cel van de dienst als eerste aanklikken.

• Met “multi-select” wordt het mogelijk gemaakt om een reeks diensten naar een ander dag en/of medewerker te kopiëren. Er zijn twee manieren om een reeks diensten te selecteren:

  • Methode 1 (met toetsen):

    • Met ‘Shift + pijltjestoets naar rechts’ de diensten selecteren.

    • Daarna met ‘Ctrl + C’ kopiëren en met ‘Ctrl + V’ plakken.

  • Methode 2 (met de muis):

    • Selecteer met je linker muisknop de cel van de eerste dienst, houd de linker muisknop ingedrukt en beweeg met je muis naar rechts tot en met de laatste dienst die je wilt selecteren.

    • Daarna met ‘Ctrl + C’ kopiëren en met ‘Ctrl + V’ plakken.

• Om een reeks diensten te verwijderen selecteer je (met methode 1 of methode 2) de diensten en verwijdert ze met ‘Delete’.

• Bij het kopiëren van een dienst wordt de volledige dienst inclusief specificaties en opmerkingen gekopieerd.

Dienst mutaties en specificatie

• Dienst mutaties kun je op twee manieren realiseren:

  • Door de dienst te selecteren en vervolgens ‘Ctrl + B’ te kiezen of direct met je rechtermuisknop op de dienst te klikken.

  • In het dienst bewerkingsscherm dat nu wordt geopend, kun je:

    • de medewerker uitlenen aan een ander rooster door het betreffende rooster te kiezen en hierna de dienstcode van dat rooster, indien zo ingericht.

    • de juiste toestand voor de dienst kiezen onder het uitklapvenster ‘Toestand’. De opties die hier voorkomen, zijn afhankelijk van de inrichting van Roosterplanning.

    • een opmerking plaatsen op de dienst. Let op, deze opmerking is of wordt zichtbaar voor de medewerker.

    • de onderliggende tijd van een dienst specificeren door te klikken op ‘Specificeer’

      • Van - Tot

        • Klik op het pull down menu om de juiste tijd te selecteren.

      • Type (de opties die hier voorkomen, zijn afhankelijk van de inrichting van Roosterplanning)

        • Klik op het pull down menu om het soort werk te selecteren.

      • Toestand (de opties die hier voorkomen, zijn afhankelijk van de inrichting van Roosterplanning)

        • Klik op het pull down menu om de onderliggende toestand van de gespecificeerde tijd aan te passen.

      • Verwijder

        • Met deze optie kun je een gespecificeerd deel van de onderliggende tijd verwijderen

      • Voeg toe

        • Met deze optie kun je een gespecificeerd deel van de onderliggende tijd toevoegen

Open

In- en uitlenen van medewerkers

• Om een medewerker uit te lenen bewerk je de dag waarop de medewerker uitgeleend wordt.

  • Selecteer vervolgens het rooster.

  • Selecteer vervolgens de betreffende dienst.

  • Klik op ‘Ok’.

    • Bij het uitlenen naar een ander rooster zie je in welk rooster de medewerkers ingezet zijn.

      • De dienstcode heeft een paarse omkadering - zie de dienstenlegenda - met tussen haakjes de naam van het rooster waar hij/zij aan is uitgeleend.

    • Bij inlenen vanuit een ander rooster zie je uit welk rooster de medewerkers ingezet zijn.

      • De medewerker staat onderaan het rooster met tussen haakjes de naam van het rooster waar hij/zij vandaan komt. De dienstcode heeft een blauwe omkadering, zie de dienstenlegenda.

• Het in- en uitlenen van medewerkers is mogelijk in alle fases van het rooster, behalve de fase Voorgesteld.

Verlofperiode toevoegen of verwijderen

Open

• Om een verlofperiode in te voeren klik je met je rechtermuisknop in de cel op de eerste dag van de toe te wijzen verlofperiode

  • Pas de begin- en einddatum (indien nodig) aan.

  • Kies één van de vier opties:

    • Zet diensten op verlof

      • Zet alle bestaande diensten in de verlofperiode op toestand verlof.

        • Met ‘Verlofperiode verwijderen’ onder de rechtermuisknop, verwijder je vanaf de eerste dag van de verlofperiode de verlofperiode. De oorspronkelijke diensten verschijnen weer in de dienstlijst.

    • Haal uren van plusuren af

      • Haalt de diensten weg en zet de dienstcode '-' Roostervrij in op toestand verlof.

    • Spreid contracturen over werkdagen

      • Haalt de diensten weg en zet de dienstcode '-' Roostervrij in op toestand verlof. De contracturen worden verdeeld en gespecificeerd over de werkdagen maandag t/m vrijdag.

    • Spreid contracturen over volledige weken

      • Haalt de diensten weg en zet de dienstcode '-' Roostervrij in op toestand verlof. De contracturen worden verdeeld en gespecificeerd over de weekdagen maandag t/m zondag.

Dubbele diensten

• Klik ‘Ctrl + D’ of klik naast een bestaande dienst op de ‘+' of klik op de rechtermuisknop 'Nieuwe dienst toevoegen’ om een dubbele dienst in te zetten.

Opmerking toevoegen/bewerken

• Voor een opmerking op een specifieke dag bij een medewerker, klik je op de rechtermuisknop in de cel waarin de dienst staat. Kies hierna ‘Opmerking toevoegen/bewerken’. De opmerking in dit veld is niet zichtbaar voor een medewerker.

Alle diensten vanaf deze dag verwijderen

• Om de diensten van een medewerker (of alle medewerkers) in de fase ‘In ontwikkeling’ te kunnen verwijderen selecteer je met de rechtermuisknop de gewenste dag van een medewerker. Kies vervolgens de optie ‘Alle diensten vanaf deze dag verwijderen’. Er worden twee mogelijkheden getoond:

  • Voor één enkele medewerker

  • Voor alle medewerkers

  • Let op! Bij deze handelingen worden alle diensten inclusief opmerkingen en/of wijzigingen verwijderd en deze stap kan niet ongedaan worden gemaakt.

Geschiedenis

• Mutaties op de dienstcodes zijn terug te zien onder de optie ‘Geschiedenis’ welke te benaderen is door te klikken op de cel en hierna de rechtermuisknop.

• Met ‘Terug naar deze versie’ kun je ervoor kiezen om wijzigingen ongedaan te maken. Deze keuze wordt dan meest recente regel in de geschiedenis.

Wensen bewerken

Als planner kun je een wens vastleggen door met je rechtermuisknop te klikken de cel waarin de dienst staat. Kies voor ‘Wensen bewerken’.

• Wensen kun je éénmalig of wekelijks invoeren

• Wanneer je ‘Wil dienst’ selecteert en een dienst kiest, verschijnt vanzelf de volgende mogelijkheid (tot max. 3).

• Let op: wanneer Wenseninvoer als functionaliteit voor de medewerkers beschikbaar is gesteld, kan de medewerker deze opmerking zien onder zijn/haar menu ‘Wenseninvoer’.

Voorgesteld

Open

Om een rooster voor te stellen zorg je ervoor dat de laatste dag van je voor te stellen periode getoond wordt aan de rechterzijde van het planbord en dat deze periode ‘In ontwikkeling’ is met de medewerkers in bewerking. Controle: diensten kunnen op een toestand worden gezet en gespecificeerd!

Je kiest bij Rooster opties voor ‘Rooster voorstellen t/m [datum]’. Roosterplanning neemt automatisch de laatste dag van je zichtperiode in de fase 'In ontwikkeling'.

• Zorg ervoor dat de laatste dag een zondag is.

• Roosterplanning vraagt of je zeker bent van deze actie, als dat zo is klik je op ‘Ok’.

• Het rooster is voorgesteld en zichtbaar in de dienstlijst voor planners en teamleiders, maar nog niet voor de medewerkers.

Tips en Need to know

• Tweede tabblad openen met Planbord.

  • Vanaf het Roosterplanning menu kun je een tweede tabblad openen met een nieuw Planbord wanneer je wenst om in twee roosters tegelijk te plannen/kijken. Ga hiervoor naar Planbord en klik tegelijk Ctrl en linkermuisknop.

  • Dit is alleen mogelijk als dit door de ICT policy van je organisatie toegelaten wordt.

• IE 10 en IE 11 worden niet ondersteund.

  • Internet Explorer 10 wordt niet meer ondersteund door Microsoft zelf.

  • Op Internet Explorer 11 wordt door Microsoft niet meer ontwikkeld.

  • Microsoft geeft aan dat Internet Explorer geen browser (meer) is die je dagelijks moet gebruiken. Ze ondersteunen er geen nieuwe web standaarden meer voor. De meeste ontwikkelaars testen hun diensten niet meer voor Internet Explorer, maar testen op moderne browsers. Dit geldt ook voor (de ontwikkelaars van) C-quential.

  • De browsers die wel worden ondersteund zijn Chrome, Firefox, Safari en Edge.

• Planbord opent op een andere dag dan de maandag

  • De eerste zichtbare dag in het rooster is drie dagen eerder dan de huidige dag, zodat je altijd je ATW overtredingen inzichtelijk hebt.