1. Basisprincipes voor verlof in Roosterplanning

Medewerkers hebben recht op verlof volgens verschillende soorten verlofregelingen, bijvoorbeeld:

• Wettelijk verlof;

• Bovenwettelijk verlof;

• Feestdagenverlof of Compensatieverlof;

• Andere verlofregelingen (zoals PBL, Persoonlijke Budget Levensfase);

• Bijzonder verlof en/of Calamiteitenverlof.

Roosterplanning groepeert de verschillende soorten verlofregelingen op maximaal drie verschillende kaarten. Op deze kaarten ziet de medewerker het toegekende verlofrecht, het opgenomen verlof en het resterende saldo. Iedere medewerker heeft:

1. in ieder geval een kaart Verlof (met daarop Wettelijk verlof, Bovenwettelijk verlof en andere verlofregelingen);

2. indien van toepassing een kaart Feestdagen- of Compensatieverlof;

3. indien van toepassing een kaart voor een andere verlofregeling;

• geen kaart voor Bijzonder verlof en Calamiteitenverlof, dit is niet nodig want als een beroep wordt gedaan op deze regeling kost het de medewerker geen verlofuren.

In Roosterplanning is verlof een toestand van een dienst, een verlofopname wordt verwerkt door een dienst op toestand Verlof te zetten. Mogelijke toestanden van een dienst die betrekking hebben op verlof zijn de volgende:

• Verlof;

• Verlof tijdens ziekte;

• Bijzonder verlof;

• Calamiteiten verlof;

• Compensatieverlof (of Feestdagenverlof).

In de volgende tabel is het verband tussen de verlofregeling, de toestand van de dienst en de urenkaart aangegeven.

De ingezette dienst is de drager van de verlofregeling.

Verlof is een dienstverbandgegeven. Dit betekent dat:

• een medewerker met meerdere inzetten één verlofkaart heeft;

• een medewerker met meerdere dienstverbanden meerdere verlofkaarten heeft.

Zwangerschapsverlof, Ouderschapsverlof, Seniorenverlof en Onbetaald verlof worden anders verwerkt dan hier beschreven. Bij deze soorten verlof worden de contracturen aangepast in Roosterplanning, eventueel aangestuurd vanuit het HR systeem. Zie [https://c-quential.atlassian.net/wiki/spaces/PUB/pages/566591537] voor uitleg.

2. Verlof aanvragen en intrekken (medewerker)

2.1 Verlof aanvragen

In de ‘Handleiding voor medewerkers’ staat uitgelegd hoe een medewerker verlof kan aanvragen. Ons advies is om de Regeling op Automatisch te laten staan. Roosterplanning houdt dan de volgorde van afschrijven van de verlofuren aan die door de organisatie wordt gewenst.

Alleen als een medewerker bewust verlofuren wil opnemen van een specifieke regeling (bijvoorbeeld Persoonlijk Budget Levensfase) kiest de medewerker die specifieke regeling bij de verlofaanvraag.

Een medewerker kan verlof per uur aanvragen via een minderwerkmelding.

2.2 Verlof intrekken

Randvoorwaarde voor het kunnen intrekken van verlof is dat de urenverantwoording van de betreffende maand nog niet is geaccepteerd.

Afhankelijk van de status van de verlofaanvraag en de periode waarvoor de aanvraag wordt gedaan zijn er drie opties.

1. De medewerker vraagt verlof aan. De medewerker kan na het indienen van het verlof de aanvraag direct intrekken.

2. De medewerker vraagt verlof aan binnen het gepubliceerde rooster. De teamleider heeft de aanvraag hierna goedgekeurd. De medewerker kan alsnog vragen om intrekking van het verlof. Deze aanvraag wordt opnieuw zichtbaar bij de Open aanvragen met de vermelding: intrekking aangevraagd.

3. De medewerker vraagt verlof aan buiten het gepubliceerde rooster. De teamleider heeft de aanvraag hierna in behandeling genomen. De medewerker kan nog NIET vragen om intrekking. Pas nadat de roosterontwikkelaar de verlofaanvraag heeft geaccepteerd, kan de medewerker het verzoek tot intrekken indienen.

3. Verlof verwerken (planning)

Een verlofaanvraag binnen een gepubliceerd rooster staat onder de Open aanvragen. De aanvraag kan worden geaccepteerd of geweigerd. Bij acceptatie staat standaard de vink ‘Pas diensten aan’ aan. Na acceptatie (met vink) zet Roosterplanning de diensten in de betreffende periode op de toestand Verlof. Roosterplanning trekt de uren af van het tegoed op de verlofregeling die de medewerker heeft gekozen.

Een verlofaanvraag buiten een gepubliceerd rooster staat onder de Open aanvragen (met status ‘ingediend’). Een dergelijke aanvraag:

• kan worden behandeld of geweigerd. Na het in behandeling nemen is de aanvraag zichtbaar in het planbord en onder Open vrije tijd aanvragen (met status ‘in behandeling genomen’);

• kan op vijf manieren worden verwerkt in het planbord: (1) door diensten op de toestand verlof te zetten of (2) door de uren van de plusuren af te halen of (3) door de contracturen over de werkdagen te spreiden of (4) door de contracturen over de weekdagen te spreiden of (5) door alle diensten te laten staan en een “v” te plaatsen;

• wordt afgerond door de Open vrije tijd aanvraag apart te accorderen;

• kan ook automatisch worden verwerkt. Dit is het geval als de Open vrije tijd aanvragen worden geaccordeerd als het rooster nog in de stempelfase staat. Wanneer het rooster vervolgens in bewerking wordt gezet, worden de diensten uit het stempel automatisch op de toestand verlof gezet.

Hieronder volgt een nadere toelichting op de vijf manieren waarop je een verlofaanvraag buiten een gepubliceerd rooster kunt verwerken:

• (1) Een dienst op de toestand verlof zetten: dan worden het aantal uren van de dienst van de verlofkaart afgehaald;

• (2) De uren van de diensten van de plusuren af te halen;

• (3) en (4) Een 'verlofperiode' inzetten: dan rekent Roosterplanning uit hoeveel de medewerker had moeten werken in de betreffende periode en trekt dat van het verlofsaldo af.

Voor de berekening van het aantal te werken uren kan gekozen worden voor het aantal contracturen per week gedeeld door 5 (spreiden over werkdagen) of door 7 (spreiden over weekdagen).

In de volgende uitleg is uitgegaan van delen door 5.

• Iedere werkdag (ma t/m vr) telt als het aantal contracturen per week gedeeld door 5.

• Iedere zaterdag en zondag telt als 0 uren.

• Het aantal uren voor de gehele verlofperiode wordt gelijkelijk verdeeld over alle dagen van de verlofperiode.

Bijvoorbeeld je zet een verlofperiode in van zaterdag tot en met de zondag van de volgende week (9 dagen) voor een medewerker met een contract van 36 uur. Iedere werkdag telt als 36 / 5 = 7,2 uur. De hele periode telt 5 werkdagen en 3 zater- of zondagen, dus het aantal uren voor de gehele verlofperiode is 5 * 7,2 = 36 uur. Dit wordt gelijkelijk verdeeld over de 9 dagen en dat levert 4 uur verlof per dag op.

Let op dat bij het gebruik van de verlofperiode, de tijd per dag niet automatisch wordt aangepast als je bijvoorbeeld bij enkele dagen uit die periode het verlof weg gaat halen (omdat iemand toch gaat werken op die dagen). Je zult dit zelf moeten aanpassen, als dit wel gewenst is. Je kunt er echter als organisatie ook voor kiezen om gewoon het verlof voor die ene dag te verwijderen en een dienst in te zetten.

Of een dienst op verlof wordt gezet of dat een verlofperiode wordt gebruikt is afhankelijk van de keuze van de organisatie; iedere organisatie heeft daar eigen regels voor.

Het is in ieder geval zo dat te veel of te weinig verlof opnemen nooit ervoor kan zorgen dat een medewerker minder of meer moet werken. Roosterplanning is wat dit betreft een gesloten systeem waarbij de verlofuren- en de plusminurenkaarten communicerende vaten zijn. Zie het volgende voorbeeld waarbij het effect wordt getoond van het opnemen van verlof op de plusminurenkaart.

4. Verlofaanvraag alsnog weigeren (planning)

Als de verlofdatum nog in de toekomst ligt kun je de verlofaanvraag alsnog weigeren. Ga daarvoor naar de verlofkaart van de medewerker (via Alle urenkaarten > Verlof > Verlofopnames) en klik op de opname. Hier heb je een knop 'Weiger alsnog'. Hierbij weiger je de hele opname, gedeeltelijk weigeren is niet mogelijk.

Let op: de knop 'Weiger alsnog' is alleen beschikbaar als een verlofaanvraag eerst in behandeling is genomen. (En voor de volledigheid: in behandeling nemen kan alleen als de verlofaanvraag buiten het gepubliceerde rooster ligt.)

In alle andere gevallen kun je in de dienstlijst de diensten terugzetten op de oorspronkelijke dienstcode en toestand. Het formulier voor de verlofopname blijft dan wel bestaan. Het formulier kan verwijderd worden, maar dit vraagt een aanpassing in de database en kost meerwerk.

5. Inzicht in verlof

Voor medewerker

• Ieder medewerker heeft een verlofkaart en indien van toepassing een Feestdagenverlofkaart, een Compensatieverlofkaart of een kaart voor een andere regeling.

• Een medewerker ziet per regeling het lopende jaar.

• Een medewerker ziet alleen de verlofregelingen die op hem van toepassing zijn.

• Een regeling wordt niet getoond als de medewerker geen overgebleven rechten had uit het vorige jaar en geen nieuwe rechten heeft gekregen in het lopende verlofjaar.

Voor planning

• Het verlofsaldo staat aan de rechterkant van de dienstlijst.

• Voor iedere medewerker is de individuele verlofkaart te benaderen.

• Gegevens over verlof zijn beschikbaar in verschillende rapporten, zoals de Plus-minuren export of Reporting.

6. Verlof configureren en beheren

6.1 Verlofrechten toekennen of wijzigen in de loop van het jaar (niet-gekoppelde klanten)

Het toekennen of wijzigen van verlofrechten is alleen van toepassing voor niet-gekoppelde klanten. Voor klanten met een koppeling met het HR-systeem worden de rechten aangeleverd vanuit het HR-systeem.

Een beschrijving van de procedure vind je onder Jaarwisseling

6.1.1. Aan nieuwe medewerkers

Binnen je HR-systeem worden per medewerker, per verlofregeling en per verlofjaar de verlofrechten bepaald. Deze verlofrechten kun je via Roosterplanning uploaden.

Via Beheer > Verlof beheren > ‘Upload verlofrecht verlofregelingen’ kun je met een importsjabloon het basisrecht importeren. De basisrechten zijn de rechten zoals de medewerker die krijgt op basis van zijn contract. De upload verlofrechten gebruik je bij:

• De initiële upload van het verlofrecht voor alle medewerkers;

• De upload van het verlofrecht voor nieuwe medewerkers.

Het scherm ziet er als volgt uit:

Open

Je volgt de volgende stappen.

• Vullen van verlofrecht import sjabloon.

  • Download het import sjabloon.

  • Vul het verlofrecht in bij de gewenste personeelsnummers en sla het excel bestand op.

• Kies het verlofjaar waarvoor je de basisrechten wilt importeren.

• Kies de verlofregeling waarvoor je de basisrechten wilt importeren. Rooster Planning zal automatisch de opties tonen die mogelijk zijn voor het gekozen verlof jaar.

• Kies het bestand.

• Kies voor upload.

Wanneer de gegevens goed zijn ingelezen, krijg je hiervan een melding.

Aandachtspunten:

• Je kunt per bestand één verlofregeling importeren.

• Wanneer er een fout wordt geconstateerd bij het inlezen, wordt het hele bestand niet verwerkt.

• Het is mogelijk dat je gekozen hebt voor personeelsnummers die Excel als tekst ziet, bijvoorbeeld 000208. In dat geval moet je het veld in Excel omzetten naar een tekstformaat.

• De actie is niet zichtbaar onder Medewerker mutaties en onder Verlof > Verlofrecht mutaties.

6.1.2. Aan bestaande medewerkers bij wijziging van het verlofrecht

De verlofrechten van een medewerker kunnen veranderen door dienstverband wijzigingen zoals meer of minder werken of einddatum contract. Dit kan ook gebeuren doordat een medewerker verlofrechten heeft gekocht of verkocht.

Via Beheer > Verlof beheren > ‘Upload verlofcorrecties verlofregelingen’ kun je met behulp van een importsjabloon de correctie importeren. Het scherm ziet er als volgt uit.

Open

Je volgt de volgende stappen.

• Vullen van verlofrecht import sjabloon.

  • Download het import sjabloon

  • Vul de verlofcorrectie in bij de gewenste personeelsnummers (waarbij min is min en plus is plus) en sla het excel bestand op.

  • Personeelsnummer

  • Verlofrecht

• Kies het verlofjaar waarvoor je het verlofrecht wilt corrigeren.

• Kies de verlofregeling waarvoor je het verlofrecht wilt corrigeren. Roosterplanning zal automatisch de opties tonen die mogelijk zijn voor het gekozen verlof jaar.

• Kies het bestand.

• Kies voor upload.

Wanneer de gegevens goed zijn ingelezen, krijg je hiervan een melding. Bij ‘Medewerker mutaties’ kun je de verwerking zien. Voor de medewerker is de aanpassing zichtbaar onder Verlof > Verlofrecht mutaties.

Aandachtspunten:

• Je kunt per bestand één verlofregeling importeren.

• Wanneer er een fout wordt geconstateerd bij het inlezen wordt het hele bestand niet verwerkt.

• Het is mogelijk dat je gekozen hebt voor personeelsnummers die Excel als tekst ziet, bijvoorbeeld 000208. In dat geval moet je het veld in Excel omzetten naar een tekstformaat.

• Het is niet mogelijk om een verlofcorrectie te doen als er geen basisrecht is.

• Een positief getal zal de verlofrechten hoger maken, een negatief getal lager.

6.2 Opgenomen verlof correcties

Het kan voorkomen dat de verlofopnames gecorrigeerd moeten worden. Via Beheer > Verlof beheren > ‘Upload opgenomen verlof correcties’ kun je met behulp van een importsjabloon de correctie importeren. Het scherm ziet er als volgt uit.

Je volgt de volgende stappen:

• Vullen van verlofrecht import sjabloon

  • Verwijder alle medewerkers uit bestand met uitzondering van de medewerker waarvan de verlofuren gecorrigeerd dienen te worden

  • Voer in kolom B de datum waarop de correctie uitgevoerd dient te worden

  • Voer in kolom C het aantal te corrigeren uren

    • Let op! Een negatieve waarde wordt gezien als een opname van verlofuren en een positieve waarde als het bijboeken van verlofuren

    • Maak per te corrigeren regeling een bestand aan

• Kies de verlofregeling

• Kies het bestand

• Kies voor upload

  • Herhaal bovenstaande stappen indien er meerdere verlofregelingen gecorrigeerd moeten worden.

6.3. Volgorde van afschrijven en afschrijven bij onvoldoende saldo

Door het prioriteren van de verlofregelingen geef je aan in welke volgorde Roosterplanning verlofuren moet afschrijven.

Wanneer een medewerker in een lopend jaar meer verlof opneemt dan er aan saldo beschikbaar is, schrijft Roosterplanning deze uren wel af. Je kunt zelf aangeven op welk verlof Roosterplanning in de min gaat.

De benodigde instellingen vind je in het menu 'Beheer' -> 'Verlofinstellingen wizard'. Tevens kun je kiezen of de verlofregeling getoond dient te worden.

HR Core gekoppelde klanten kunnen hier aangeven of de uren op de verlofregeling moeten worden meegenomen in de HR Core verlof export. Let op: we raden af om in de loop van het jaar een verlofregeling uit te sluiten van de verlof export.

6.4 HR Core verlof export (voor HR Core gekoppelde klanten)

Door het exporteren van de verlofopnames uit Roosterplanning en het importeren van deze verlofopnames in HR Core worden de verlofstanden in Roosterplanning en HR Core gelijkgetrokken.

6.4.1. Maken van de verlofexport

Ga naar HR Core koppeling > HR Core verlof export.

Klik op ‘Exporteer’ om de verlofopnames in een bestand op te nemen (dpia100). Zodra de bewerking start, wordt het woord ‘Exporteer’ schuin weergegeven. Als het bestand is aangemaakt, verschijnt onderin de vraag wat je met dit bestand wilt doen, kies voor ‘Save as’ en sla het bestand op.

6.4.2. Inlezen van de verlof export in HR Core (lokaal)

• Ga naar HR Core.

• Klik het menu Divers aan.

• Klik op Indirect Muteren.

• Kies Importeren Externe indirecte mutaties.

• Kies dan het pad waar het bestand is opgeslagen.

• Klik voor akkoord op de groene vink.

• Vraag: Importen mutaties uit invoerbestanden? Ja/nee, klik op Ja

• Klik vervolgens op “scherm”.

• Het aantal mutaties wordt getoond.

Ga dan naar: verwerken indirecte mutaties en kies voor het proces RWB (Roosterweb). Kies voor akkoord de groene vink en vervolgens weer op “scherm”. Het aantal mutaties wordt getoond.

6.4.3. Inlezen van de verlof export in HR Core (online)

De bestanden moeten worden neergezet op de J-schijf in de hosted omgeving van Raet. Ga hiervoor naar Zenden en Ontvangen in Youforce. Kies optie Zenden > Zenden naar Hosted BO4.

Het bestand komt nu in de map Klant-Hosted op de hosted schijf van Raet.

Nu volgen 2 opties:

• Laat de bestanden staan en pas in Beaufort/HR Core het pad aan waar de bestanden vandaag gehaald moeten worden, of

• Verplaats de bestanden naar de map waarop Beaufort/HR Core standaard is ingesteld en waar de bestanden staan voor import: J:\RAET\INTRACOM\ONTVANG\DPIA100*.TXT

Deze keus is afhankelijk van wat de verwerker van de bestanden het makkelijkst vindt.

6.5. Export verlofopnames opnieuw uitvoeren

Het is mogelijk om alle verlofopnames in Roosterplanning van het gehele jaar opnieuw uit te voeren. Dit kan nodig zijn als er gedurende het jaar verlofopnames zijn ingetrokken in Roosterplanning of indien eerdere verlofopnames naar een andere verlofregeling zijn overgegaan. Je kunt dit aanvragen door het indienen van een support ticket.

7. Zie ook

• Feestdagen- en compensatieverlof

• Zwangerschaps-, ouderschaps-, seniorenverlof en onbetaald verlof

• Jaarwisseling