1. Menu

Ga naar Overig > Dienstcodes configureren. Daar zie je een overzicht van alle dienstcodes. Je kunt filteren om bijvoorbeeld alleen de dienstcodes die aan een bepaald rooster zijn toegewezen te zien.

Achter iedere dienstcode zie je drie symbolen:

Open

bewerk; hiermee pas je de dienstcode aan;

Open

kopieer; hiermee maak je een kopie van de dienstcode;

roosters; hiermee bepaal je in welke roosters de dienstcode ingezet kan worden.

2. Nieuwe dienstcode

2.1. Nieuwe dienstcode of niet

Het is verstandig om bewust te bepalen of een nieuwe dienstcode nodig is. We adviseren om terughoudend te zijn met het toevoegen van dienstcodes, om te voorkomen dat het aantal dienstcodes blijft groeien en het geheel onoverzichtelijk wordt.

Hieronder vind je een aantal vragen die je kunt stellen voordat je een nieuwe dienstcode aanmaakt. Hoe meer vragen met 'nee' beantwoord worden, hoe meer het af te raden is om een nieuwe code aan te maken.

·         Zal de dienstcode veel gebruikt worden? Vuistregel: 1 keer per week of meer.

·         Worden meerdere medewerkers erop ingezet? Vuistregel: meer dan 1 medewerker.

·         Bestaat er al een code met dezelfde tijden als gewenst?

·         Heeft de nieuwe dienstcode een ander doel dan management rapportage?

·         Is de dienstcode voor langere tijd nodig? Vuistregel: langer dan 1 maand.

2.2. Nieuwe dienstcode aanmaken

Een nieuw dienstcode kan op twee manieren worden aangemaakt:

·         door bovenin 'Nieuwe dienstcode' te selecteren;

·         door achter een bestaande dienstcode 'Kopieer' te selecteren.

Zodra de benodigde velden ingevuld zijn kan er 'OK' geselecteerd worden om de nieuwe dienstcode op te slaan.

Bij het aanmaken van een dienstcode zie je een aantal velden die je kunt instellen. De toelichting per veld kun je opvragen door het icoon rechts van het veld aan te klikken. Per veld is het volgende van belang.

·         Code: de dienstcode zoals deze zichtbaar is in het rooster. De code moet uniek zijn en mag alleen alfanumerieke karakters bevatten of de tekens -, *, @, ( of ). Alfanumerieke karakters zijn alle letters van het alfabet plus de cijfers 0 t/m 9.

·         Kleur: bepaalt de kleur van de dienst in het Planbord

·         Legenda: de omschrijving van de dienst, deze is voor een gebruiker zichtbaar als je met je muis over de dienst heen gaat.

·         Lange aanw. dienst: deze instelling is voor aanwezigheidsdiensten die langer duren dan 12 uur zodat ze goed meetellen in de ATW.

·         Type dienstcode: is alleen belangrijk voor Reporting.

·         Intern type:

·         Hoort bij combinatiedienst: wanneer een dienstcode regelmatig wordt opgesplitst in twee  delen wordt met deze instelling de combinatie van deeldiensten gelijk aan de volledige dienst. De deeldiensten moeten ingesteld worden als een combinatiedienst van de opgesplitste dienst.

·         Alternatief voor: wanneer twee diensten vervangend voor elkaar zijn wordtéén dienst ingesteld als dienst in de paraatheid, de dienst die vervangend kan worden ingezet krijgt de instelling “alternatief voor”.

·         Van 00:00-24:00 in agenda: zorgt ervoor dat een (reserve)dienst die geen tijden bevat via de iCal de hele dag in de agenda weergegeven wordt (dus van 00:00 tot 24:00 uur). Als dit vakje niet wordt aangevinkt, is een dergelijke dienst alleen bovenaan de dag zichtbaar in de agenda.

·         Van – Tot – Type: begin- en eindtijd per tijdvak binnen de dienst per type werk. Alleen te werken  tijdvakken worden ingevoerd, pauzes niet.

·         Speciale eigenschappen: zijn niet standaard beschikbaar, worden apart geconfigureerd. Ze zorgen ervoor dat de dienstcode zich op een speciale manier gedraagt, bijvoorbeeld ten aanzien van de daglijst, een speciale toeslag of een ORT-vergoeding. Met speciale eigenschappen zijn veel afwijkende inrichtingen te realiseren.

2.3. Nieuwe dienstcode aan een rooster toewijzen

Dienstcodes kunnen in alleen een rooster worden gebruikt als deze zijn toegewezen aan dat rooster. Dit toewijzen kan gedaan worden door het rooster/de roosters te selecteren achter de dienstcode.

De volgende velden moeten worden ingevuld;

·         Zit in rooster: door het vinkje te zetten maak je het mogelijk de dienstcode in te zetten in het vermelde rooster;

·         Begin datum; de datum vanaf wanneer de dienstcode actief moet zijn;

·         Eind datum: de datum waarna de dienstcode niet meer actief is. Als er geen einddatum is kan deze worden leeg gelaten. Als je op Ok klikt vult Roosterplanning automatisch de standaard uiterste einddatum in.

Zodra de benodigde velden ingevuld zijn kan er Ok geselecteerd worden om de ingevulde velden op te slaan.

Let op: als het om een dienstcode gaat waarvan de paraatheid bewaakt moet worden, moet bij de betreffende roosters de paraatheid nog worden ingevuld.

3. Bestaande dienstcode

3.1. Bestaande dienstcode wijzigen

Zolang een dienstcode niet is ingezet in een gepubliceerd rooster kunnen alle velden nog gewijzigd worden.

Zodra een dienstcode is ingezet in een gepubliceerd rooster kunnen alle velden nog gewijzigd worden, met uitzondering van de onderliggende tijd. Als de onderliggende tijd wijzigt, moet de dienstcode worden vervangen.

3.2. Bestaande dienstcode vervangen

Hieronder volgen de stappen die je moet doorlopen om de onderliggende tijd van een dienstcode aan te passen. Eigenlijk vervang je de bestaande dienstcode door een nieuwe dienstcode met een aangepaste tijd, waarbij de dienstcode hetzelfde blijft. Zorg dat bekend is met ingang van welke datum de tijd van de dienstcode moet worden aangepast. Je doet dit als volgt.

1. Pas de dienstcode aan door om de naam haakjes '(' en ')' te plaatsen. Als de dienstcode dan te lang wordt kan ook één haakje ‘(‘ gebruikt worden.

2. Kopieer de dienstcode en pas de tijd(en) aan naar de nieuwe tijd(en). Vergeet hierbij niet de legenda aan te passen.

3. Klik op 'Ok en Roosters' en voeg de dienst toe aan de betreffende rooster(s) per de datum dat de nieuwe tijden ingaan.

4. Stel de paraatheid in voor deze nieuwe code.

5. Vervang alle oude dienstcodes door de nieuwe dienstcode: in het gepubliceerde rooster, in de roosters in het planbord en in de stempels.

6. Klik bij de originele dienst met de oude diensttijden op 'Roosters' en pas de einddatum aan. Hiermee beëindig je de dienstcode.

7. Pas de paraatheid aan als het om een dienstcode gaat waarvan de paraatheid bewaakt moet worden.

3.3. Bestaande dienstcode beëindigen

Het laten vervallen van een dienstcode staat in Roosterplanning gelijk aan het beëindigen van een dienstcode. Je beëindigt een dienstcode door deze een einddatum te geven. Je doorloopt de volgende stappen.

1. Verwijder de dienstcode die vervalt na de einddatum: in het gepubliceerde rooster, in de roosters in het planbord en in de stempels.

2. Klik bij de dienstcode op 'Roosters' en pas de einddatum aan.

3. Pas de paraatheid aan als het om een dienstcode gaat waarvan de paraatheid bewaakt werd.

3.4. Dienstcode geautomatiseerd aanmaken, vervangen of beëindigen

Het aanmaken, vervangen of beëindigen van grote hoeveelheden dienstcodes kan door C-quential geautomatiseerd worden uitgevoerd. Let op dat dit niet geldt voor de dienstcodes in de stempels. Aan deze ondersteuning zijn kosten verbonden. Voor het aanvragen kan een ticket worden ingediend via ons Support Systeem.