Inleiding

Reporting is beschikbaar indien door C-quential toegewezen. Indien je nog geen gebruiker bent, maar wel wilt zijn, vraag (of laat het supportcontact van je organisatie) dit aan via het supportsysteem en dan geven we je toegang.

Reporting en Reporting Plus

Standaard heb je Reporting. Basis Reporting heeft een beperkt aantal datasets en een maximum van 10.000 records die in één dataset opgevraagd kan worden.

Voor Reporting Plus gelden licentiekosten. Met Reporting Plus heb je de beschikking over alle datasets en kun je tot wel 100.000 records opvragen afhankelijk van de gekozen dataset. Neem contact met ons op om informatie over de prijzen te krijgen.

Handleiding

Om op de nieuwe Reporting te komen, ga onder het menu ‘Roosterplanning’ naar ‘Rapportages’ en dan naar ‘Reporting’. Er opent dan een nieuwe window met de Reporting.

Meteen linksboven zie je de mogelijkheid om een dataset te selecteren. Een dataset laat zich het beste vergelijken met een Excelsheet: het is een rij records (regels) met per record een hoeveelheid velden. Er zijn nu om te beginnen vier datasets: Contracturen, Diensten, Diensttijden en Overwerk. Het is een bewuste keuze om het aantal datasets en de gegevens per dataset beperkt te beginnen. We zullen deze steeds groeien met de terugkoppeling van de gebruikers. Zo voorkomen we dat het onnodig complex en groot wordt en dat Reporting snel te begrijpen blijft, maar wel de informatie geeft die je zoekt.

De beschrijving van de datasets is in detail gegeven op https://c-quential.atlassian.net/wiki/spaces/PUB/pages/627703823 .

Voor deze basis handleiding gaan we met de dataset ‘Diensttijden’ werken. Open deze voor een periode van 3 maanden, bijv. van 1-10-2019 t/m 31-12-2019. Dit doe je als volgt:

1. Selecteer ‘Diensttijden’ in dataset;

2. Zet begindatum op 01-10-2019;

3. Zet einddatum op 31-12-2019;

4. Klik het icoontje rechts van de einddatum.

Als je deze Diensttijden dataset opent, dan zie je meteen het eerste voordeel van Reporting: je ziet concreet op welke gegevens je rapporteert. Dus zodra je een grid opent, zie je meteen de volledige gegevens op een rij. Een dataset met bijv. 250.000 of 500.000 records is geen probleem voor Reporting. Hieronder wordt tevens beschreven hoe dit aantal records zelfs altijd makkelijk en snel geëxporteerd kan worden.

Grid Mode

Een dataset opent standaard in Grid mode. Je kunt op iedere kolom sorteren door op de kolom te klikken.

Filteren

Je kunt filteren op waarden in een kolom:

1. Klik het filter icoon aan (bijv. naast ‘Toestand’)

2. Selecteer de waarde(n) waar je op wilt filteren. (selecteer bijv. alleen ‘Bijzonder verlof')

Je kunt ook rechts op de ‘Filters’ (meteen onder ‘Columns’ klikken): daar wijst het zichzelf hoe je filtert.

Om het filteren op te heffen, selecteer opnieuw de filter en klik ‘(select all)’.

Scrollen

Je kunt scrollen zoals dat standaard gaat: met pijltjes toetsen of met page up en page down. Probeer ook eens rechts de scrollbar te pakken en door je gegevens heen te scrollen. Dan zie je hoe snel je door de enorme hoeveelheid data heen kunt scrollen.

Sorteren

Je kunt op ieder veld sorteren. Klik daarvoor bovenaan op de naam van het veld (bijv. ‘Rooster'). Na de eerste klik wordt het veld alfabetisch gesorteerd, na de tweede klik omgekeerd alfabetisch en na de derde klik hef je het sorteren op dat veld op.

Je kunt ook op meerder velden sorteren. Houd in dat geval de shift-toets ingedrukt, terwijl je kolommen aanklikt. Dan wordt gesorteerd op een combinatie van die kolommen in de volgorde waarin je ze aanklikt.

Kolombreedte aanpassen

Je kunt met de muis het verticaal streepje rechts naast de kolom pakken en zo iedere kolom breder maken, als bijvoorbeeld niet alle gegevens zichtbaar zijn. Door op dat streepje te dubbelklikken wordt de kolom precies breed genoeg om alle onderliggende gegevens in zijn geheel zichtbaar te maken.

Pivot Mode

Klik rechts op ‘Columns’ (meteen boven ‘Filters’). Zet dan ‘Pivot Mode’ aan.

Nu kun je met de gegevens pivotten zoals dat bijv. ook in MS Excel kan.

Sleep velden naar Row Groups om rijen te krijgen.

Sleep velden naar Column Labels om kolommen te krijgen

Sleep velden naar Values om ermee op te tellen of aantallen te tellen. Voor aantallen records maakt het niet uit welk veld je ernaartoe sleept. Voor optellingen of gemiddelde dient het een veld met een waarde te zijn, bijv ‘Tijd’.

Exporteren

Grids, zowel in Grid- als in Pivot mode kun je exporteren. Klik op het Excel-icoontje (vierde icoontje naast ‘Rapport’ selectie).

Rapporten opslaan

Als je een goed rapport gemaakt hebt op je dataset, dan kun je het rapport opslaan door bovenaan naast ‘Rapport’ het plusje te klikken. Als je het rapport aanpast en opnieuw op wilt slaan, klik het bewaar icoon. En om een rapport te verwijderen, klik het vuilnisbak icoon.

Tips & Tricks

Fouten in de invoer vinden

Er kan wel eens wat fout gaan bij de invoer. Hieronder zijn drie voorbeelden gegeven en hoe je die fouten met Reporting op kunt sporen:

1. Overlappende diensttijden: als je bijv. een medewerker zowel van 0900-1500 inplant als van 1400-2200, dan overlappen die diensttijden en dan wordt een uur dubbel geteld. Om deze overlappende diensten te vinden, gebruik de dataset ‘Overlappende diensten’ (Reporting Basis).

2. Dienst inzet voordat de medewerker in dienst is of nadat de medewerker uit dienst is. Om deze te vinden open de dataset ‘Diensten’ (Reporting Basis) en filter op het veld ‘Foutmelding’ niet blank.

3. Diensten voor de medewerker tijdens ziekteperiode niet op ‘Ziek’ of ‘Wachtdag’. Open de dataset ‘Ziek en herstelmeldingen’ (Reporting Plus) en filter op toestanden niet gelijk aan ‘Ziek’ of ‘Wachtdag’.

Veelgestelde vragen

Ik wil een bepaalde rapportage opvragen, maar de gegevens zijn niet beschikbaar in de dataset

Meld via het supportsysteem:

• Welke gegevens je mist

• Belangrijk: met welk doel je de gegevens op wilt vragen

We kijken dan of we kunnen helpen en, zo ja, maken de dataset aan of breiden een bestaande dataset uit.

Ik heb een vraag over een dataset

Zorg dat je ook het rapport opslaat zoals je dat op de dataset gemaakt hebt. Deel dan zowel de dataset als de naam van het rapport via de supportticket. Dan kunnen we het snelst begrijpen wat er gebeurt.

Reporting laadt niet

Bij sommige browser / firewall combinaties gebeurt er niets als je na het openen van Reporting een dataset wilt gebruiken. In onze ervaring gebeurt dat meestal met Internet Explorer in combinatie met te hoge beveiliging. De oplossing is tot nu toe steeds geweest om in de plaats met Google Chrome te werken als je Reporting gebruikt.

Filteren op een ingevoerde datum werkt niet

Reporting verwacht de datum in het formaat van het Verenigd Koninkrijk, te weten: dd/mm/jjjj. Als de browser (we raden Google Chrome aan) op een ander formaat staat, bijv. Amerikaans, mm/dd/jjjj, of Nederlands, dd-mm-jjjj, dan werkt het filteren niet. Om Google Chrome op Verenigd Koninkrijk te zetten:

1. Ga naar instellingen (settings) via de drie puntjes rechtsboven

2. Ga naar de rubriek talen (languages) links. Zorg dat je niet alleen ‘English (united Kingdom)’ toevoegt, maar ook dat je aangeeft: gebruik deze taal voor Chrome (this language is used to display the Google Chrome UI)

Wie mag welke datasets zien

Als iemand toegang heeft tot Reporting, dan heeft diegene toegang tot alle datasets en alle gegevens in deze dataset. Wees dus zorgvuldig met het toekennen van rechten op Reporting.

Wie mag welke rapporten zien

Een rapport die je maakt en opslaat is alleen voor jezelf zichtbaar en dus persoonlijk. Op dit moment is er nog geen mogelijkheid om rapporten te delen met andere gebruikers. Maak in dat geval een export van het rapport, of instrueer de andere gebruiker hoe diegene hetzelfde rapport kan maken.

De te werken uren geven een andere waarde in Roosterplanning (bij urenverantwoording of plusminuren export) dan in Reporting

De reden is dat Reporting een eenvoudigere berekening hanteert dan de software in Roosterplanning:

• Roosterplanning neemt het aantal werkdagen, deelt dit door 5 (werkdagen per week) en vermenigvuldigt dit met het aantal te werken uren per week. Bijv. als een medewerker 32 uur per week werkt in mei 2020: 1-5 tm 31-5 telt 21 werkdagen. 21/5*32 = 134,4 uur.

• Reporting neemt het aantal dagen inclusief zaterdag en zondag, deelt dit door 7 (dagen per week) en vermenigvuldigt dit met het aantal te werken uren per week. Bijv. als een medewerker 32 uur per week werkt in mei 2020: 1-5 tm 31-5 telt 31 dagen. 31/7*32 = 141,7 uur.

In een korte periode (bijv. 1 maand) is er dan een verschil, maar over de langere termijn heffen de verschillen elkaar op.

Helemaal mooi is het niet, maar dit werkt nu zo om de achterliggende berekeningen in Reporting niet complexer te maken dan ze al zijn.