1 Benodigde gegevens

• Afas1 of Afas2: Of het een Afas1 of Afas2 importdefinitie betreft. Het is ons niet duidelijk waar het verschil vandaan komt. Mogelijk betreft Afas2 een latere versie o.i.d. Hieronder komt tot uiting waar het verschil hem in zit.

• In het geval van Afas2:

  • Werkgevernummer

• In het geval van Afas1:

  • Personeelsnummer-separator: scheidingsteken in personeelsnummer RoosterWeb tussen personeelsnummer Afas en contractnummer Afas. Bijvoorbeeld, indien '987/1' in RoosterWeb staat, dan is de separator in dit geval '/'.

2 Bestandsformaat

2.1 Bestandsnaam

Er zijn geen speciale regels voor de bestandsnaam.

2.2 Formaat van het bestand

• Bestandstype: csv

• Kopregel: geen

• Velden worden gescheiden door een puntkomma

• Elke regel is een medewerker / component combinatie

• Er geldt geen vaste veldlengte, maar wel een maximum die hieronder gegevens wordt.

2.3 Formaat van waarden

• Decimaalteken:

  • Afas1: punt

  • Afas2: komma

• Aantal cijfers achter de komma: Max. 2

• Aanvulling: Geen voorloopnullen of voorloopspaties

• Afronding: regulier (op de derde cijfer achter de komma uiteraard)

2.4 Opbouw van een record

2.4.1 Afas1

Een record bestaat uit de volgende vier velden:

• Personeelsnummer: tekst met maximaal 15 tekens. Indien het personeelsnummer in RoosterWeb korter is dan vier tekens, dan worden voorloopnullen in de export toegevoegd zodat een minimale lengte van 4 tekens gegarandeerd is.

• Naam: tekst, geen beperking aan de lengte en geen gevolgen wat hier staat. Hier schrijven we de naam van de medewerker zoals genoemd in het rooster weg.

• Looncomponent: getal van maximaal 7 cijfers.

• Aantal / waarde: getal van maximaal 16 posities.

• Contractnummer (optioneel): contractvolgnummer.

Tekst gegevens zijn zonder aanhalingstekens.

2.4.2 Afas2

Een record bestaat uit de volgende velden:

• Periodetabel: Max. 5 karakters, geheel getal, leeg

• Boekjaar: Max. 4 karakters, geheel getal, vereist, 'jjjj': Jaar waarin de gerealiseerde uren geboekt worden.

• Periode: max. 3 karakters, geheel getal, vereist, 'mm': Maand waarin de gerealiseerde uren geboekt worden. Als bijv. in dec 2009 de realisatie is, dan wordt die in januari 2010 geboekt. Dus voor iedere export het boekjaar / maand 1 maand later zetten.

• Datum: Notatie dd-mm-jjjj: hier komt de datum van de laatste dag van de realisatiemaand.

• Personeelsnummer: tekst met max. 15 tekens. Indien het personeelsnummer in RoosterWeb korter is dan vier tekens, dan worden voorloopnullen in de export toegevoegd zodat een minimale lengte van 4 tekens gegarandeerd is.

• Volgnummer: tekst met max. 2 tekens.

• Factuurnummer: leeg

• Omschrijving: leeg

• Organisatorische eenheid medewerker: leeg

• Werkgever: Tekst met max. 15 teken, vereist. Hier komt het werkgevernummer.

• Waarde 1: Getal van maximaal 16 posities met komma en twee cijfers achter de komma.

• Waarde 2: leeg

• Waarde 3: leeg

• Kostenplaats: leeg

• Kostendrager: leeg

• Looncomponent: getal van maximaal 7 cijfers die de rubriek aanduidt.

Bij meerdere waarden per medewerker gewoon meerdere regels meesturen. Er kunnen dus 3 waarden meegestuurd worden, maar we sturen er altijd maar 1.

2.5 Omgang met nul waarden

Indien geen waarde: Niets meesturen.

3 Omgang met dubbele import

Voor zover weten gaat een dubbele import in AFAS niet goed: dan worden alle gegevens opgeteld. Het is dus van belang om te voorkomen dat twee keer geïmporteerd wordt.

1 Benodigde gegevens

• Procescode: Code van drie karakters.

• Creatiegebruiker: de gebruiker als wie ingelogd wordt op Beaufort voor de import.

De Processcode dient door de klant aangemaakt te worden in Beaufort.

Standaard komen de volgende waarden in de export te staan (quotes om de waarden ter verduidelijking):

• Procescode: 'RWB'

• Creatiegebruiker: 'Rooster Planning'

1.1 Alleen nodig voor latere versies (i.i.g. vanaf 3.1 en later)

• Regeluitbreiding: String van 35 karakters.

2 Bestandsformaat

2.1 Bestandsnaam

De bestandsnaam moet "dpia100.txt" zijn.

2.2 Formaat van het bestand

De invoerruimte per gegeven is vooraf bepaald en hieronder beschreven d.m.v. posities. Er is een standaard volgorde in de velden die hieronder wordt aangegeven. Posities worden na de gegevensinvoer altijd gevuld met spaties. Een regel is altijd 183 posities lang en per medewerker per gegeven wordt een regel aangemaakt.

2.3 Formaat van waarden

• Decimaalteken: punt

• Achteraan aanvullen met spaties

• Geen voorloop 0-en nodig.

• Afronding: in principe wordt niet afgerond, omdat er voldoende posities zijn.

2.4 Opbouw van een record

Procescode (3 pos) Rubriekscode (6 pos) Object_id (50 pos) Stam/variabel (1 pos) Creatiedatum (11 pos) Creatiegebr. (16 pos) Waarde (50 pos) Ingangsdatum (11 pos) [Regeluitbreiding (35 pos)]

• Procescode: Zie #Benodigde gegevens

• Rubriekcode: Dit is de code voor het Component en is typisch van het formaat 'P00###'

• Object_id: Zie #Omgang met personeelsnummer

• Stam/variabel: Altijd 'V'

  • voor plusminurenexport is per release juni 2019 ook een S mogelijk

• Creatiedatum: Datum van de export, ddmmjjjj (2 dec 2006 wordt: 02122006)

• Creatiegebr.: Zie #Benodigde gegevens

• Waarde: Spreekt voor zich.

• Ingangsdatum: Datum waarvoor de waarde geldt in ddmmjjjj, de salarismaand is 1 maand later dan de maand waarin het werk is verricht. Dus voor de salarisgegevens van november voer je hier '01122006' in en voor december 2006 voer je hier 01012007 in.

• Regeluitbreiding: Zie #Benodigde gegevens. Let op! Niet altijd nodig, alleen in latere versies.

2.5 Omgang met nul waarden

Indien geen waarde: niets meesturen

3 Omgang met dubbele import

Het is het meest correcte als alle gegevens eventuele eerder ingevoerde of geïmporteerde gegevens vervangen. Dit kan als zodanig ingesteld worden in Beaufort door te zorgen dat de rubriekcodes 'vervangend' zijn (i.t.t. 'niet-vervangend').

4 Omgang met personeelsnummer

Standaard accepteert de Beaufort export enkel het volgende formaat van personeelsnummer

5 Kostendoorbelasting

Voor Beaufort kunnen we instellen dat uren op een andere afdeling automatisch worden gejournaliseerd in Gemal. Indien dit gewenst is kan contact opgenomen worden met de servicedesk

Er zijn 2 Workforce fomats. Deze pagina is voor het Workforce format ONZ. De andere is de zgn. Multipay format, deze wordt als volgende beschreven.

1 Benodigde gegevens

• Wgnr: Een 4-cijfering werkgevernummer.

• Hoofdkostenplaats: Een code van 10 karakters. Bijvoorbeeld '0000' aangevuld met 5 spaties, of gewoon 10 spaties, o.i.d.

2 Bestandsformaat

2.1 Bestandsnaam

SP[Wgnr][Jaar].[Maand]

Hierbij is:

• Wgnr: zie #benodigde gegevens

• Jaar: Het jaar van de periode waar het om gaat in twee digits, met voorloopnul.

• Maand: De maand van de periode waar het om gaat in twee digits, met voorloopnul. Als RoosterWeb periode 6 aanlevert, dan bevat dit gegevens over juni. Dit moet dus in Pion met periode 7 verwerkt worden. Let op! December, periode 12, dient in periode 01 van het jaar erop in Pion ingelezen te worden.

2.2 Formaat van het bestand

Csv-bestand. Velden worden gescheiden met punt-komma (';'). De lengte van de velden speelt geen rol. Er is wel een standaard volgorde in de velden die hieronder wordt aangegeven.

2.3 Formaat van waarden

• Decimaalteken: punt

• Geen voorloop 0-en nodig.

• Afronding: Er wordt niet afgerond

2.4 Opbouw van een record

Werkgeversnummer; Periode; Personeelsnummer; Dienstverband; Hoofdkostenplaats; Component code; Waarde;

• Werkgeversnummer: zie #benodigde gegevens

• Periode: Jaar + maand. Jaar is in 4 digits en maand in 2 digits met voorloop nul. Dus juni 2005 wordt '200506'.

• Personeelsnummer: dit is het personeelsnummer (7 cijfers) gecombineerd met dienstverband (altijd 2 cijfers) met een punt comma (;) ertussen. RoosterWeb zorgt dat als het personeelsnummer minder dan 7 cijfers is, dat dit dan aangevuld wordt met voorloopnullen. Het dienstverbandnummer dient altijd 2 cijfers te zijn (en zal meestal '01' zijn).

• Hoofdkostenplaats: zie #benodigde gegevens

• Component code: deze worden in Pion als 'Rubriekcode' aangeduid. Typisch is deze code drie karakters: één letter en twee cijfers.

• Waarde: spreekt voor zich.

2.5 Omgang met nul waarden

Indien geen waarde: niets meesturen

3 Omgang met dubbele import

Voor zover nu bij ons bekend telt Pion een nieuwe import altijd op bij de oude import.

1 Benodigde gegevens

Geen

2 Bestandsformaat

2.1 Bestandsnaam

MP[Jaar][Periode]

Hierbij is:

• Jaar: Het jaar van de periode waar het om gaat in 4 digits

• Maand: De maand van de periode waar het om gaat in twee digits, met voorloopnul indien van toepassing. Als RoosterWeb periode 6 aanlevert, dan bevat dit gegevens over juni. Dit moet dus met periode 7 verwerkt worden. Let op! December, periode 12, dient in periode 01 van het jaar erop ingelezen te worden.

2.2 Formaat van het bestand

Csv-bestand. Velden worden gescheiden met punt-komma (';'). De lengte van de velden speelt geen rol. Er is wel een standaard volgorde

in de velden die hieronder wordt aangegeven.

2.3 Formaat van waarden

• Decimaalteken: geen

• Geen voorloop 0-en nodig.

• Afronding: op 2 cijfers.

  • Vb: 3,675 wordt 368 in de export

2.4 Opbouw van een record

Werknemersnummer(incl contractnummer); Component code; Periode van geldigheid; Begindatum; Einddatum; Waarde;

• Werknemersnummer: (6 cijfers) + ; + Contractnummer (1 cijfer)

  • RoosterWeb zorgt dat als het personeelsnummer minder dan 6 cijfers is, dat dit dan aangevuld wordt met voorloopnullen

  • Contractnummer van 1 cijfer (indien niet aanwezig moet dit nog in RoosterWeb toegevoegd worden)

• Component code: Typisch is deze code vier karakters: één letter en drie cijfers.

• Periode van geldigheid: maand in 2 digits met voorloop nul. Dus juni wordt '06'.

  • Let op: periode 06 (juni) wordt pas in periode 07 (juli) ingelezen.

• Begindatum van de maand van geldigheid: (dd-mm-eejj) Bijvoorbeeld: 01-02-2014

• Einddatum van de maand van geldigheid: (dd-mm-eejj) is een tot datum. Dus wordt 01-03-2014

• Waarde: waarde zonder comma's

  • vb: euro's en uren: 3 aanleveren als 300. 3,25 als 325. 3,667 afronden naar 3.67 en exporteren als 367

  • Indien een component het daadwerkelijke getal moet hebben (bijvoorbeeld bij km's) dan in de configuratie waarde delen door 100.

2.5 Omgang met nul waarden

Indien geen waarde: niets meesturen

3 Omgang met dubbele import

Voor zover nu bij ons bekend wordt een nieuwe import altijd op bij de oude import opgeteld.

4 Format voor Werknemersnummers

Het format dient afgedwongen te worden. Dit dient C-quential in te stellen (voor C-quential referentie, regular expression = '^\d{1,6};\d{1}$', foutmelding 'voer het personeelsnummer in, dan ;, dan het dienstverbandnummer. Het dienstverbandnummer moet uit 1 cijfers bestaan, bijv '001234;1').

Personeelsnummers dienen te bestaan uit Personeelsnummer van 6 cijfers (met voorloopnullen), gevolgd door een ; en het contractnummer (1 cijfers). Dit kun je helemaal zelf doen. We kunnen hier ook mee helpen:

• Indien personeelsnummers gelijk blijven:

  • door geautomatiseerd ';1' achter ieder personeelsnummer te zetten, zodat je dit nog maar voor een paar medewerkers hoeft aan te passen als deze anders moet zijn dan 1.

  • voorloopnullen ervoor te zetten waar nodig

• Indien personeelsnummer geheel wijzigt:

  • Door een upload te doen van deze nieuwe nummers (inclusief dienstverbandnummer) hiervoor zal een excel document aangeleverd moeten worden met het oude en het nieuwe nummer, en de naam van de medewerker ter referentie.

1 Benodigde gegevens

Geen.

1.1 Opmerking aangaande manier van importeren

De klant dient in het inlogscherm het BedrijfsNr en WrkNmGroep op te geven. Deze twee gegevens zijn niet opgenomen in het importbestand.

2 Bestandsformaat

2.1 Bestandsnaam

Er gelden geen regels, behalve dat de extensie 'txt' moet zijn.

2.2 Formaat van het bestand

• Kopregels, vereist als volgt (geen spaties dus):

• Per component (of 'looncode') per medewerker een aparte regel.

• Waarde wordt in één van de vier bijbehorende velden gegeven afhankelijk wat van toepassing is: bedrag, uren, dagen of aantallen.

• Velden zijn variabele lengte

• Velden zijn gescheiden met een komma.

• Als veldwaarden geen komma bevatten dan mogen er geen aanhalingstekens omheen staan. Als ze wel een komma bevatten dan moeten dubbele aanhalingstekens (" ")eromheen staan.

2.3 Formaat van waarden

• Decimaalteken: komma

• Aantal cijfers achter de komma: max. 4 cijfers achter de komma. Minder mag ook.

• Aanvulling: geen voorloop 0-en en nooit spaties gebruiken in velden (ook niet ervoor of erachter)

• Afronding: regulier

2.4 Opbouw van een record

• persnr: het personeelsnummer

• vastvarsel: 1 (variabele looncomponent)

• looncode: Component code

• bedrag: als de looncode een bedrag betreft, hier de waarde invullen, anders leeg laten (ook geen aanhalingstekens).

• uren: als de looncode uren betreft, hier de waarde invullen, anders leeg laten (ook geen aanhalingstekens).

• dagen: als de looncode dagen betreft, hier de waarde invullen, anders leeg laten (ook geen aanhalingstekens).

• aantallen: als de looncode aantallen betreft, hier de waarde invullen, anders leeg laten (ook geen aanhalingstekens).

2.5 Omgang met nul waarden

Indien geen waarde: niets meesturen.

3 Omgang met dubbele import

Als er twee maal hetzelfde bestand wordt ingevoerd zullen de bedragen gecumuleerd worden.