1 1. Basisprincipes voor ziek in Roosterplanning
2 2. Volledig ziek
3 3. Gedeeltelijk ziek
- 3.1 3.1. Gedeeltelijk ziek invoeren
- 3.2 3.2. Arbeidstherapeutisch werken invoeren
4 4. Langdurig ziek
5 5. Zie ook

1. Basisprincipes voor ziek in Roosterplanning

‘Ziek’ is in Roosterplanning een toestand van een dienst. In Roosterplanning bestaat een dienst uit twee delen, boven en onder. Het gedeelte boven (bovenste grijze blok) is direct zichtbaar als een dienst wordt opengeklikt. Dit deel is relevant voor de paraatheid. Het gedeelte onder (onderste grijze blok) is te openen via ‘Specificeer’. Dit deel is relevant voor onder andere het aantal uren dat in een bepaalde toestand wordt geteld.

Als een dienst op toestand Ziek wordt gezet (zonder ‘Specificeer’ te openen) krijgen de onderliggende tijden ook de toestand Ziek. Dit is in bovenstaand voorbeeld gedaan.

Gebruikers kunnen verschillende varianten kiezen, afhankelijk of de dienst wel of niet mee moet tellen in de paraatheid en hoeveel ziekteuren van toepassing zijn. Bijvoorbeeld een medewerker is gedeeltelijk ziek (’s middags afwezig) maar hoeft niet vervangen te worden. De roosteraar kan dan de toestand van de dienst op Normaal laten staan, hierdoor valt de dienst in de paraatheid niet vrij. De roosteraar geeft alleen de middaguren de toestand Ziek, hierdoor wordt het juiste aantal ziekteuren geteld. Zie onderstaande schermprint bij dit voorbeeld.

2. Volledig ziek

Bij een niet-gekoppelde klant wordt een ziekmelding ingevoerd door de teamleider/roosteraar op de eerste ziektedag. In de dienst van die dag wordt het veld ‘Ziektemelding vanaf’ ingevuld.

Vul het veld ‘Ziektemelding vanaf’ in.
Roosterplanning zet het % ziek automatisch op 100%.

Bij een gekoppelde klant zijn de Velden ‘Ziektemelding vanaf’, ‘Herstelmelding op’ en ‘% ziek’ ook zichtbaar, maar dit zijn geen invulvelden. De velden worden automatisch gevuld vanuit het HR-systeem.

Alle diensten vanaf de ziekmelding (indien van toepassing tot de herstelmelding) kleuren rood en geven een waarschuwing. Zolang er een ziektemelding in de dienstlijst staat zonder dat de diensten de toestand Ziek hebben, kan de medewerker de urenverantwoording niet accorderen. Deze diensten tellen ook nog mee in de paraatheid.

Vervolgens bewerk je de dienst op de eerste ziektedag. Je zet deze op toestand Ziek. Roosterplanning geeft de optie ‘Diensten op ziek t/m’ om de einddatum van de ziekteperiode in te vullen (op basis van de (verwachte) hersteldatum). Als je dit veld leeg laat, wordt alleen de geselecteerde dienst op ziek gezet.

Een herstelmelding moet bij een niet-gekoppelde klant worden ingevuld in het veld ‘Herstelmelding op’. Hier vul je de datum in van de eerste dag dat de medewerker weer inzetbaar is (dus niet de laatste dag dat hij/zij ziek is).

Bij een gekoppelde klant komt de herstelmelding door vanuit het HR-systeem.

Let op: een herstelmelding zorgt er niet voor dat de toestand van diensten automatisch wordt teruggezet naar de toestand Normaal. Dit dient dus nog handmatig te worden aangepast. Dit geldt voor zowel niet-gekoppelde als gekoppelde klanten.

3. Gedeeltelijk ziek

3.1. Gedeeltelijk ziek invoeren

Bij een niet-gekoppelde klant wordt een gedeeltelijke ziekmelding ingevoerd door de teamleider/roosteraar op de eerste ziektedag. In de dienst van die dag wordt het veld ‘Ziektemelding vanaf’ ingevuld.

Vul het veld ‘Ziektemelding vanaf’ in.
Roosterplanning zet het % ziek automatisch op 100%. Pas dit veld aan naar het gewenste ziektepercentage.

Bij een gekoppelde klant worden de velden ziektemelding, herstelmelding en % ziek automatisch gevuld.

Vervolgens moet de dienst/moeten de diensten zo worden aangepast dat er uren op zowel toestand normaal als toestand ziek worden gezet.

Bij gedeeltelijk ziek blijft de dienst oranje, ook al zijn de uren goed ingevoerd. Verder controleert Roosterplanning niet of de uren kloppen, dit moet handmatig gebeuren.

3.2. Arbeidstherapeutisch werken invoeren

Bij arbeidstherapeutisch werken laat je de dienst(en) op de toestand ziek staan. Indien gewenst kun je in de opmerking bijvoorbeeld AT (ArbeidsTherapeutisch) en de aanwezige tijd toevoegen.

4. Langdurig ziek

4.1. Langdurig ziek administreren bij niet-gekoppelde klant

Bij langdurige ziekte is het handiger om het contract in Roosterplanning aan te passen dan om steeds de diensten op toestand ‘Ziek’ te moeten zetten.

Ga hiervoor in Roosterplanning naar Overig -> ‘Medewerker administratie’, zoek de medewerker op en kies ‘Bewerk een contract’.
Voer daar een nieuw contract in met de ingangsdatum van de langdurig ziekteperiode als volgt:
- Zet 'Te werken tijd' op 0 uur;
- Zet 'Langdurige ziekte' op het aantal uur dat de medewerker per week werkt.

Als een medewerker gedeeltelijk langdurig ziek is, werkt het hetzelfde. Alleen voer je dan een gedeelte van de uren in bij Langdurige ziekte. De te werken tijd verminder je met dat aantal uren.

Let op: als je voor een medewerker de langdurige ziekte via zijn contract ingevoerd hebt dan moet je voor die medewerker geen diensten meer in te zetten in de toestand 'Ziek'. Doe je dit wel dan telt Roosterplanning de ziektetijd dubbel, evenals de werktijd.

Wanneer bekend is dat de medewerker helemaal beter is, voer dan per hersteldatum een nieuw contract in met dezelfde gegevens als voordat de medewerker langdurig ziek werd.

Wanneer bekend is dat de medewerker gedeeltelijk beter is, voer dan per hersteldatum een nieuw contract in met de gewenste verdeling van de uren over Te werken tijd en Langdurige ziekte.

Een alternatieve werkwijze is om de medewerker weer diensten te geven en deze gedeeltelijk op toestand ziek te zetten (zie de beschrijving in paragraaf 3.1). In dit geval moeten bij Langdurige ziekte de uren op 0 worden gezet en bij Te werken tijd de volledige contracturen worden ingevuld.

4.2. Langdurig ziek administreren bij gekoppelde klant

Bij een gekoppelde klant luidt het advies om geen aanpassing in de contracturen in Roosterplanning te doen. Je kunt het beste de diensten op ziek blijven zetten. Indien gewenst kun je de medewerker verplaatsen naar onderin het rooster, bijvoorbeeld onder een kopje ‘Langdurig ziek’.

Bij een (gedeeltelijk) herstelmelding zet je de diensten weer (gedeeltelijk) op toestand Normaal.

4.3. Verlof tijdens langdurige ziekte

Bij een niet-gekoppelde klant kan de diensttoestand 'Verlof tijdens langdurige ziekte' worden gebruikt voor medewerkers die langdurig ziek zijn en waarbij de contracturen tijdelijk op 0 zijn gezet. De uren worden wel in de verlofkaart verrekend, maar tellen niet mee als uren op de urenverantwoording voor het totaal van 'gewerkte uren'. Deze toestand kan op verzoek worden geconfigureerd.

Bij een gekoppelde klant is deze toestand niet nodig, omdat er geen aanpassingen in de contracturen worden gedaan. De diensten worden volgens de standaard werkwijze op toestand Ziek gezet.

5. Zie ook

ORT bij ziekte (in ‘CAO en vergoedingen’)