Werkindelingen

De functionaliteit werkindelingen geeft de mogelijkheid om activiteitsblokken te configureren en toe te wijzen aan medewerkers.

Instellen:

C-quential:

• stelt in dat de functionaliteit voor de klant beschikbaar is

Klant:

• Rechten instellen: Menu → Beheer → Rechten instellen → Rechten instellen (nieuw)

  • herhalende werkindelingen bewerken : kan de ‘blauwdrukken’ aanpassen

  • werkindelingen bewerken : kan in het planbord de posities toewijzen.

• Groeplabels instellen: Menu → Processen → Herhalende werkindelingen → Werkindelinggroeplabels instellen

  • Bij een groeplabel hoef je alleen een naam op te geven.

  • Je kunt namen ook wijzigen, dit heeft dan met terugwerkende kracht effect.

  • Je kunt een groeplabel alleen verwijderen indien onder ‘Met toewijzingen’ ‘Nee’ staat. Bij ‘Ja’ is hij al gebruikt en kan niet meer verwijderd worden

• Herhalende werkindelingen instellen: Menu → Processen → Herhalende werkindelingen → Herhalende werkindelingen instellen

  • Met ‘Nieuw’ kun je een nieuwe ‘Herhalende werkindeling’ instellen (blauwdruk). Selecteer hier het rooster, vul de begindatum in en de herhalende cyclus in dagen.

  • Klik nu een dag aan. Hier kun je de werkindelingen toevoegen. Geef een groep op, een Werkindeling, een begintijd en een eindtijd. Bij ‘Positie is’ kun je eventueel kiezen of een positie Wenselijk of Extra is. Dit geeft in het planbord een visuele weergave d.m.v een gekleurd ‘hoekje’. Wenselijk is groen en Extra is oranje. Verplicht (standaard) heeft geen ‘hoekje’.

  • Per positie kun je ook functie-eisen ingeven (eerste icoontje). De eerste eis kan 1 functie bevatten. Volgende eisen meerdere. Zo kun je voor een positie instellen dat iemand de functie A moet bevatten (eerste functie-eis) OF functie B + competentie 1 (tweede functie-eis)

  • Als je meerdere mensen op een positie nodig hebt, kun je een positie ook dupliceren (tweede icoontje)

  • Als je bijvoorbeeld de posities voor de maandag hebt ingevuld en je wilt deze ook gebruiken voor de dinsdag, dan kun je op de dinsdag klikken en dan ‘Kopieer vanaf andere dag’ gebruiken. Hierbij worden eventueel reeds bestaande werkindelingen op de dinsdag verwijderd.

  • Mocht je een dag willen wissen in de herhalende werkindeling, maak dan gebruik van de knop ‘Maak dag leeg'. Er wordt dan eerst nog om bevestiging gevraagd.

• Uitrollen: zodra de werkindeling compleet is, kun je deze uitrollen. Hier vul je in TOT EN MET wanneer er uitgerold moet worden. In het overzicht van de Herhalende werkindelingen zie je ook t/m wanneer is uitgerold. Let op: indien je de werkindelingen aanpast in een ‘blauwdruk’ die al eens is uitgerold, worden de wijzigingen die maakt alleen gebruikt voor nieuw uitgerolde periodes.

• Incidentele werkindelingen: Menu → Processen → Herhalende werkindelingen → Incidentele werkindelingen

  • Als er werkindelingen zijn die niet herhaald hoeven te worden, kunnen die hier ingevoerd worden.

  • Selecteer het rooster en de datum waarop deze werkindeling geldt, en je krijgt de werkindelingen voor die dag te zien. Hier kun je wijzigingen aanbrengen, toevoegen, en verwijderen.

Gebruik

In het planbord kun je gelijk de status zien van de werkindelingen door de kleur boven de data.

• groen: minimaal de verplichte werkindelingen zijn ingevuld

• oranje: minimaal 1 verplichte werkindeling is ingevuld, en minimaal 1 verplichte werkindeling is niet ingevuld

• rood: alle overige gevallen (bijvoorbeeld als er nog niets is ingevuld)

Open

In het planbord kan in het betreffende rooster op de datum geklikt worden. Je krijgt dan de werkindelingen te zien in een tijdsbalk bovenaan, gegroepeerd per groep.

Daaronder zie je alle medewerkers die op die dag een dienst hebben als balkjes van begintijd tot eindtijd.

Je kunt nu de werkindelingen slepen naar de medewerkers:

• Je kunt niet slepen naar iemand die bv verlof heeft of ziek is.

• Je kunt niet slepen naar iemand die niet de juiste functie heeft

• Als je een werkindeling sleept naar iemand die maar een deel van die tijd beschikbaar is, wordt alleen dat deel naar deze medewerker gezet. Je ziet bovenin bij de werkindeling dat alleen dat deel groen (vervuld) is geworden.

Door met de rechtermuisknop te klikken op de tijden van een medewerker, krijg je het ‘Dienst bewerken’ scherm te zien. Hierin kun je de dienst en/of de diensttijden aanpassen.

Onder ‘Weergaveopties’ staat de optie ‘Toon alles’.

Open

Indien deze optie uit staat:

• Worden volledig toegewezen werkindelingen verborgen

• Worden volledig ingeplande medewerkers verborgen

• Worden medewerkers waavan de dienst op verlof of ziek staat verborgen

• Wordt een melding getoond indien alle werkindelingen zijn toegewezen

Door de optie aan te zetten wordt alles weer getoond.

Medewerker

De medewerker kan de werkindelingen bekijken op 2 plekken:

• In de persoonlijke planning onder het 'i' icoontje

• In de dienstlijst door op de datum te klikken

Nieuwe paraatheid

In het Planbord onder 'Weergaveopties' staan de opties 'Thema- en kleurinstellingen' en 'Nieuwe paraatheid gebruiken'.

Nieuwe paraatheid gebruiken:

In de nieuwe paraatheid wordt door middel van kleuren aangegeven of er ten opzichte van de ingestelde werkindelingen voldoende medewerkers met de betreffende functie een dienst hebben. Dit wordt per kwartier bekeken. Standaard worden de volgende kleuren hiervoor gebruikt:

• rood = onder minimum (verplicht)

• geel = onder optimum (verplicht + wenselijk*2)/3

• groen = rond optimum (verplicht + wenselijk*2)/3 t/m (verplicht + wenselijk)/2

• blauw = boven optimum (verplicht +wenselijk)/2

• paars = boven maximum (verplicht + wenselijk + extra)

De minimum, optimum en maximum worden berekend en opgeslagen bij het uitrollen van de herhalende werkindeling.

Thema- en kleurinstellingen:

Hier kunnen zelf de kleuren gekozen worden door op het kleurvak te klikken.

De paraatheid in het planbord ziet er dan als volgt uit: