FAQ

Roosterplanning kan op basis van SV-dagen een telling aanleveren aan een looncomponent of rubriek. De specifieke telling voor de reisbewegingen is: SV-dagen -/- dienstcodes op ziek en verlof (bijzonder verlof, calamiteiten verlof, PLB etc. is ook mogelijk) -/- dienstcodes met speciale eigenschap voor thuiswerken. Een overwerkmelding op een dag zonder een dienstcode wordt gezien als SV-dag.

Roosterplanning kan ook een telling leveren op basis van de dienstcodes in de te definiëren toestanden (normaal en inwerk). Een overwerkmelding op een dag zonder een dienstcode levert geen telling.

Met een GNK melding (aantallen melding) kun je reisbewegingen of thuiswerkdagen melden middels een formulier. Het GNK formulier kan aanvullend werken voor beide bovenstaande regelingen.

• Controleer of de gebruiker met de juiste gebruikersnaam werkt: bijv. wel of geen puntje, wel of geen dubbele achternaam etc..

• Indien de gebruikersnaam juist is dan heeft hij of zij niet het juiste wachtwoord. Zie Gebruikersadministratie#Gebruiker is wachtwoord vergeten voor de te volgen procedure.

• Controleer of de medewerker een gebruiker is.

• Controleer of de medewerker in de map /personeel/medewerkers staat met als artikelnaam de gebruikersnaam.

• Controleer of erin dit medewerker artikel in /personeel/medewerkers ook het veld gebruikersnaam (één van de onderste velden) ingevuld is.

• Het smoelenboek is gesorteerd op achternaam: moet je misschien bij de eerste letter van de tussenvoegsel zoeken? (dus bij de 'd' voor 'de vries'). Anders 'de vries' als achternaam hernoemen naar 'vries, de' zodat diegene bij de 'v' voorkomt.

• Begint de achternaam met een spatie? Zo ja, dan komt hij inderdaad niet in het smoelenboek terug.

• Desktop: In ieder geval de laatste 2 versies van Edge / Chrome / Firefox. Eerdere versies of andere browsers kunnen ook werken maar zijn niet gegarandeerd. Ook Safari wordt ondersteund. Deze wordt meegeleverd met MacOS. Zorg er voor dat MacOS de laatste versie draait.

• Mobiel Android: In ieder geval de laatste 2 versies van de mobiele Edge / Chrome / Firefox browsers. Eerdere versies of andere browsers kunnen ook werken, maar is niet gegarandeerd.

• iPhone/iPad: We ondersteunen hierin de laatste 2 iOS / iPadOS versies (bijvoorbeeld 17.1 en 17.2)

• Dagelijks worden een backups gemaakt.

• De backups worden automatisch 30 dagen bewaard.

• Van de backups ouder dan 30 dagen wordt er maandelijks 1 bewaard tot een jaar terug.

Roosterplanning houdt geen rekening met deze overgang. Het is ook echt niet mogelijk om daar iets mee te doen. Welke oplossing we ook zouden verzinnen: het zou meer vragen oproepen dan beantwoorden.

Want als bijv. de klok van 2 uur naar 3 uur gezet wordt:

• Dan zouden alle diensten 1 uur minder moeten tellen die dan bezig zijn.

• ORT moet minder tellen.

• Overwerk van bijv. 2:15 - 2:45 mag niet ingediend kunnen worden.

• Wat moeten we rekenen bij overwerk van 01:45 tot 3:15: 30 min of 90 min?

En als de klok van 3 weer naar 2 uur gezet wordt bij ingaan van de wintertijd:

• Dan zouden we alle diensten 1 uur meer moeten tellen die dan bezig zijn.

• ORT moet 1 uur extra krijgen 2-3 uur.

• Overwerk van bijv. 2:15 - 2:45: is dat 30 min of 90 min? (allebei zou feitelijk correct zijn)

• Wat moeten we rekenen bij overwerk van 01:45 tot 3:15: 90 min of 2,5 uur?

Als een rooster eenmaal is gepubliceerd kan dat niet ongedaan worden gemaakt. De reden is dat bij publicatie allerlei processen in de database gaan lopen die onomkeerbaar zijn.

Wat zie je:

• Na inlog in Youforce wordt er op de Rooster Planning tegel gedrukt, echter hierna krijgt men een nieuw venster dat aangeeft dat er opnieuw ingelogd dient te worden in Youforce.

Wat is de oplossing?:

• Ga naar beginscherm van uw iPhone/iPad

• Druk op het 'instellingen' icoon

• Druk in de lijst die verschijnt op 'Safari'

• Geef aan in de lijst onder 'Privacy' dat "Voorkom volgen" en "Blokkeer cookies" beide uit staan om geen problemen te krijgen met inloggen.

Een contactpersoon is het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie voor (eerstelijns) operationele en/of functionele vragen over Roosterplanning. Wanneer een contactpersoon de vragen niet kan beantwoorden, kan de contactpersoon de vraag aan de Support Desk van C-quential voorleggen.

C-quential gaat uit van twee contactpersonen per organisatie.

Bij het aanstellen van een contactpersoon dient de contactpersoon een aantal trainingen te hebben gevolgd, namelijk:

• de planbord training,

• de teamleider training,

• en een beheer training.

Voor het toevoegen van een extra contactpersoon worden kosten in rekening gebracht. Neem contact op met de Support Desk van C-quential voor een kostenopgave.

We brengen extra kosten in rekening omdat meer contactpersonen voor ons meer werk tot gevolg hebben. We moeten onze uitleg over meerdere personen verdelen en dus vaker hetzelfde uitleggen. Verder is het risico dat de afstemming van de interne communicatie meer bij ons komt te liggen, wat ook extra tijd kost. Wij vinden het belangrijk dat het eigenaarschap voor de contacten met onze Support Desk bij een zeer beperkt aantal personen ligt.

Als er sprake is van een langere vakantie of calamiteiten waarbij vervanging noodzakelijk is, dan kan tijdelijk een extra contactpersoon toegevoegd worden. Voor deze contactpersoon wordt een begin- en einddatum ingevoerd. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

De melding "Bewerkt door onbekend" is toegevoegd, omdat er vóór de release van juni 2021 nooit een tekst heeft gestaan wie het rooster gepubliceerd heeft. Vanaf de juni release worden alle wijzigingen vastgelegd, zodat duidelijk wordt wie welke handeling in welke fase van het rooster heeft gedaan.

Stel medewerker A wil zijn dienst op datum x ruilen met medewerker B op datum y. In de volgende gevallen kan deze ruiling niet plaatsvinden:

• Als medewerker B ook al een dienst op datum x heeft, ook al zouden de diensten niet overlappen.

• Of als medewerker A ook al een dienst op datum y heeft, ook al zouden de diensten niet overlappen.

• Of als de dienst van medewerker B aangepast is of een andere toestand dan 'Normaal' heeft.

Medewerker ziet na het inloggen in Roosterplanning een blanco scherm omdat zeer waarschijnlijk de iOS device niet geupdatet is met de laatste iOS versie.

Controleer via 'Instellingen' > 'Algemeen' > 'Info' of de laatste iOS versie geïnstalleerd is (ten tijde van dit schrijven is de laatste versie: 15.4).

Als dit niet het geval is dient eerst de update uitgevoerd te worden naar de allerlaatste iOS versie. Als de problemen zich na de update blijven voordoen kan de issue via de Servicedesk gemeld worden.

Op mobiele telefoons worden de cijfers achter de komma afgerond. Dit doen wij om de zichtbaarheid van de informatie op de Home pagina via mobiele telefoons te vergroten.
De decimalen achter de komma worden alleen afgerond wanneer de mobiele telefoon in “portrait mode” (rechtop) staat. Wanneer je echter de mobiele telefoon in “landscape mode” zet (een kwartslag draait) worden de cijfers achter de komma wel getoond, zoals dit ook zichtbaar is in een browser op je pc, laptop of tablet.

Totdat de oude dienstlijst uitgeschakeld wordt kan het in het Planbord voorkomen dat er geen diensten of een stempel voor een medewerker toegekend of aangemaakt kan worden. Om dit op te lossen doe je het volgende:

• Ga naar de laatste week waarin het rooster gepubliceerd is

• Klik op “Rooster opties > Medewerkers op rooster in bewerking zetten t/m …”

• Selecteer de betreffende medewerker waarvoor geen diensten of stempel ingezet kan worden

  • Let op, default staat dit voor iedereen “aan”

• Klik op “Ok”

Na bovengenoemde stappen kun je weer diensten voor de medewerker inplannen of een stempel voor de medewerker maken.

Per de release van 21 september 2021 is de stempelfase (blauw) uit het Planbord verdwenen. De reden hiervoor is dat je de medewerkers “In bewerking” kunt zetten (per medewerker). Daardoor staan er nu stempels in de fase “In bewerking” (oranje) en zet je via “Rooster opties > Medewerkers op rooster in bewerking zetten t/m …” de medewerkers “In bewerking” waarna je alle normale wijzigingen kunt uitvoeren. Een volledige beschrijving over de werking staat in de releasenotes van 21 september 2021 hoofdstuk “Planbord: Stempel van individuele medewerker(s) in bewerking kunnen zetten”.

Wanneer de optie "Medewerkers op het rooster in bewerking zetten t/m ....." niet gebruikt voordat je het rooster voorstelt en publiceert, zien de medewerkers geen diensten in hun persoonlijke planning. Om dit op te lossen navigeer je in het Planbord naar de laatste gepubliceerde week (Tip! Stel je aantal getoonde dagen in op 7 dagen). Selecteer via “Rooster opties” de optie "Medewerkers op het rooster in bewerking zetten t/m ....." om de diensten in de persoonlijke planning van de medewerkers te tonen.

De maximale lengte hangt af van het aantal medewerkers en het aantal diensten in het rooster. Ons advies is om de medewerkers voor een periode van +/- 5 weken in bewerking te zetten. Wanneer je bijvoorbeeld voor een kwartaal de medewerkers in bewerking wilt zetten kun je per maand de medewerkers op het rooster in bewerking zetten.

Een medewerker wordt niet meer in het Planbord getoond wanneer de medewerker:

• geen stempel meer heeft in de stempelperiode én

• uit dienst is in de fase "In bewerking" én

• niet meer is ingepland (geen diensten meer heeft staan)

Pas wanneer er voldaan is aan de bovenste voorwaarden toont Roosterplanning de medewerker niet meer in het Planbord.

Om het kolom in het Planbord te kunnen gebruiken dien je deze eerst zelf te configureren:

Ga via Beheer > Site instellen naar Diensttellingen Planbord configureren en klik op de (+) teken
Vul in de volgende scherm het volgende in: - Naam: bijvoorbeeld "Uren Inzet" - Toestanden: alleen toestand "Normaal" selecteren (dit was ook zo in de oude dienstlijst) - Soort telling: selecteer hier "Gewogen uren" en klik op opslaan
Start het Planbord opnieuw op toon het kolom via "Getoonde tellingen"

De medewerkers in bewerking zetten op een rooster aan het begin van het jaar geeft een melding, indien er verlofaanvragen zijn ingediend.

De volgende actie moet uitgevoerd worden om de medewerkers op het rooster in bewerking te kunnen zetten:

Ga naar het menu Beheer >

Verlof beheren >

Verlofinstellingen wizard >

Stap 3 > selecteer in ieder geval één verlofsoort voor het nieuwe jaar en sla deze wijziging op.

De medewerkers kunnen nu op het rooster in bewerking gezet worden.

Deze melding kan veroorzaakt worden doordat er een tijd voor tijd overwerksoort of reistijd die in tijd wordt uitbetaald, is gecorrigeerd met een correctie in geld. Dit kan doordat bijvoorbeeld het contract zo is ingesteld dat het 100% deel van overwerk in geld of keuze moet worden uitbetaald. Een correctie volgt namelijk standaard het contract.

Bijvoorbeeld:

• Er is 2 uur 100% tvt ingediend en deze is onterecht goedgekeurd door de teamleider.

• De persoon met salarisadministratierechten maakt daarom een correctie van -2 uur op 100%. Dit contract heeft ingesteld staan dat het 100% deel naar geld gaat. Bij uit te betalen tijd komt er dus 2 uur tijd en -2 uur geld te staan.

In het correctieformulier is de mogelijkheid aanwezig om voor zowel het 100% deel als de toeslag te bepalen of de correctie in tijd of geld moet zijn, of het contract moet volgen. Zie je deze mogelijkheid niet, vraag dan aan C-quential of zij deze mogelijkheid toe willen voegen. Mocht je de melding krijgen, maak dan eerst een tegencorrectie (in bovenstaand voorbeeld +2 100% geld om de foutieve correctie te corrigeren) en maak dan een nieuwe correctie aan ( -2 100% tijd).

De kolommen bv, cv, fv en c worden standaard niet zichtbaar in verband met de breedte van de urenverantwoording en omdat deze kolom niet vaak gebruikt worden en de urenverantwoording te breed wordt. De uren worden echter wel meegeteld en dit is bovenaan de urenverantwoording te zien bij de gewerkte uren. Indien het toch gewenst is dat de uren in de urenverantwoording zichtbaar worden dan kunnen we dit aanpassen. Maak een ticket aan met het verzoek welk kolom in de urenverantwoording bijgeplaatst dient te worden.

C-quential accordeert nooit een urenverantwoording voor een medewerker.

We kunnen wel instellen dat iemand in de eigen organisatie het recht heeft om de urenverantwoording voor medewerkers goed te keuren. Indien dit gewenst is kan een ticket ingediend worden met het verzoek om de functionaliteiten “Batch accorderen” en/of “Volledig accorderen” aan te zetten.

Het kan voorkomen dat een medewerker de volgende melding in zijn/haar urenverantwoording ziet: “Er zijn nog ongepubliceerde diensten in deze maand”. De melding heeft twee mogelijke oorzaken:

• Het basisrooster is niet volledig gepubliceerd (over het einde van de maand heen)

• De medewerker is ingezet in een rooster welke niet volledig gepubliceerd is

• De medewerker is niet in bewerking gezet in het gepubliceerde rooster

Om dit op te lossen publiceer je het rooster over het einde van de maand waarna de melding verdwijnt.

Je kunt een medewerker in Roosterplanning niet verwijderen. Je kunt alleen de einddatum van die medewerker instellen. Dit is bewust zo ontworpen, omdat anders diensten in de geschiedenis niet meer herleidbaar zijn tot een medewerker. Het wettelijk verplicht om de arbeidsgegevens tot 7 jaar terug te bewaren.

Indien een medewerker nog steeds in een rooster staat waar die functie voor nodig is én voor die medewerker de urenverantwoordingen nog niet geaccepteerd zijn, dan kan de functie niet uitgevinkt worden. Zorg dat alle urenverantwoordingen geaccepteerd zijn voor de periode waarin zij nog in dat rooster staat (zowel door medewerker als teamleider), daarna is de functie uit te vinken.

We geven een medewerker niet meer weer in het Planbord als een medewerker:

• geen stempel meer heeft in de stempelperiode én

• uit dienst is in de fase "In bewerking" én

• niet meer is ingepland (geen diensten meer heeft staan).

Dit kan aangepast worden. In de handleiding van Dienstcodes configureren lees je terug hoe je de tijd van een dienst kunt wijzigen.

LET OP: Het kan voorkomen dat er al voor meerdere weken of maanden het rooster in bewerking is gezet of gepubliceerd is met een dienst die achteraf in tijd niet klopt. Om nu te voorkomen dat handmatig de dienst aangepast moet worden kun je C-quential via een ticket de dienst en alle toekomstige gepubliceerde diensten laten vervangen.

• We maken de nieuwe dienst aan met dezelfde dienstcode, maar met de nieuwe tijden, en laten deze ingaan per de nieuwe datum.

• De oude dienstcode wordt '(DC)' (let op de haakjes) genoemd.

• C-quential vervangt per de opgegeven datum de oude code door de nieuwe code in het reeds in bewerking/gepubliceerde rooster

Roosterplanning checkt op ATW overtredingen vanaf 56 dagen voor de datum waarop je het rooster aan het ontwikkelen bent tot 6 maanden daarna. Als je dus verder dan die 6 maanden kijkt, dan worden geen ATW overtredingen meer uitgerekend. En er worden ook ATW overtredingen van 56 eerder dan de datum waarop je het rooster aan het ontwikkelen bent.

Dit klopt, de reden is dat het te veel servercapaciteit zou vragen om voor iedere medewerker tegelijk 2 jaar ATW te checken.

In het 'Inzetten open dienst' overzicht met alle medewerkers wordt alleen 2 weken voor- en achteruit gekeken. In het detailscherm 'Inzetten open dienst' voor een medewerker is dit een jaar voor- en achteruit.

Voor antwoord op deze en andere vragen gerelateerd aan nevenwerkzaamheden zie Nevenwerkzaamheden.

De meest voorkomende ATW melding is dat er -0.0 uur dagelijkse onafgebroken rust in de periode van 24 uur heeft plaatsgevonden. Controleer het volgende:

• Controleer of de ATW soort voor de medewerker juist ingesteld is. In de wiki Soorten_ATW-bewaking treft je een volledige overzicht van alle soorten ATW.

• Controleer of de dienst waarvoor de melding gegeven is staat ingesteld als aanwezigheidsdienst. Hiertoe dient het vinkje bij 'Lange aanw. dienst' (zie Dienstcodes_configureren) aan te staan.

Dit kan om één van de volgende redenen zijn:

• De urenverantwoording van de medewerker voor betreffende maand is nog niet volledig geaccepteerd.

• Het personeelsnummer van de medewerker is niet ingevuld.

• De medewerker zit niet in de organisatie waarvoor de export opgevraagd wordt.

• De medewerker heeft een type contract dat niet in de salarisexport is gedefinieerd.